Mutterschutzfristen richtig einordnen: Was Arbeitgeber und Payroll wissen müssen
Mutterschutzfristen gehören zu den Themen, die in der Praxis zunächst einfach erscheinen:
sechs Wochen vor der Geburt, acht Wochen danach – fertig?
Ganz so einfach ist es nicht.
Je nach Situation gelten unterschiedliche Schutzfristen und Beschäftigungsregelungen. Insbesondere bei Früh- und Mehrlingsgeburten, bei der Geburt eines Kindes mit Behinderung sowie bei Fehlgeburten sind Besonderheiten zu beachten. Seit dem 1. Juni 2025 gelten zudem gestaffelte Mutterschutzfristen nach Fehlgeburten ab der 13. Schwangerschaftswoche.
Für Arbeitgeber, Personalabteilungen und die Entgeltabrechnung ist deshalb entscheidend, den jeweiligen Sachverhalt richtig einzuordnen. Denn davon hängt nicht nur ab, ob und wie lange eine Beschäftigung zulässig ist, sondern auch, welche Auswirkungen sich auf Entgeltabrechnung, Mutterschaftsleistungen und Arbeitgeberzuschuss ergeben.
In diesem Beitrag zeige ich, welche Mutterschutzfristen aktuell gelten, welche Besonderheiten zu beachten sind und was bei der Umsetzung in HR und Payroll wichtig ist.
Was sind Mutterschutzfristen?
Mutterschutzfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume vor und nach einer Entbindung, in denen besondere Beschäftigungsregelungen zum Schutz der Frau gelten. Grundlage hierfür ist das Mutterschutzgesetz (MuSchG).
Dabei ist zwischen der Schutzfrist vor der Entbindung und der Schutzfrist nach der Entbindung zu unterscheiden. Zusätzlich gelten besondere Regelungen beispielsweise bei Früh- und Mehrlingsgeburten, bei Kindern mit Behinderung sowie seit Juni 2025 auch bei bestimmten Fehlgeburten.
Wann verlängert sich die Schutzfrist auf 12 Wochen?
Frühgeburten
Mehrlingsgeburten
Geburt eines Kindes mit einer Behinderung*
*(sofern die Behinderung innerhalb der ersten 8 Wochen nach der Geburt ärztlich festgestellt wird und die Mutter die Verlängerung beantragt)
Die Schutzfrist vor der Geburt
Die Schutzfrist beginnt grundsätzlich 6 Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin.
In dieser Zeit gilt kein absolutes Beschäftigungsverbot: Die werdende Mutter darf arbeiten, wenn sie dies ausdrücklich wünscht. Diese Erklärung kann sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Arbeitgeber darf sie dagegen nicht zur Arbeitsleistung auffordern oder unter Druck setzen.
Die Schutzfrist nach der Geburt
Nach der Entbindung gilt grundsätzlich eine 8-wöchige Schutzfrist. Während dieser Zeit besteht ein absolutes Beschäftigungsverbot. Eine Beschäftigung – selbst auf ausdrücklichen Wunsch der Mutter – ist gesetzlich unzulässig.
Bei Frühgeburten werden zusätzlich die Tage an die Schutzfrist nach der Geburt angehängt, die vor der Geburt aufgrund der vorzeitigen Entbindung nicht mehr genutzt werden konnten.
Auch bei einer Totgeburt gelten grundsätzlich die Schutzfristen nach der Entbindung. Die Mutter unterliegt damit ebenfalls dem gesetzlichen Beschäftigungsverbot nach der Geburt.
Die wichtigste Gesetzesänderung seit 2025: Mutterschutz nach einer Fehlgeburt
Seit dem 1. Juni 2025 besteht erstmals ein gesetzlicher Anspruch auf Mutterschutzfristen nach bestimmten Fehlgeburten. Damit wurde eine langjährige Schutzlücke geschlossen.
Die Dauer richtet sich nach der Schwangerschaftswoche:
Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche:
bis zu 2 Wochen Mutterschutz
Fehlgeburt ab der 17. Schwangerschaftswoche:
bis zu 6 Wochen Mutterschutz
Fehlgeburt ab der 20. Schwangerschaftswoche:
bis zu 8 Wochen Mutterschutz
Besonders wichtig: Diese Schutzfristen funktionieren ähnlich wie diejenige vor der Geburt. Die betroffene Frau darf freiwillig arbeiten, wenn sie dies ausdrücklich erklärt. Sie kann diese Erklärung jederzeit widerrufen.
Besteht Mutterschutz nach einem Schwangerschaftsabbruch?
Nein. Ein Schwangerschaftsabbruch begründet grundsätzlich keine gesetzlichen Mutterschutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz.
Je nach medizinischer Situation kann allerdings eine Arbeitsunfähigkeit oder in besonderen Fällen ein ärztliches Beschäftigungsverbot vorliegen.
Was müssen Arbeitgeber beachten?
Arbeitgeber sollten nach Bekanntgabe einer Schwangerschaft nicht nur die Gefährdungsbeurteilung durchführen und mögliche Beschäftigungsverbote prüfen; Ebenso wichtig ist die richtige Berechnung der Mutterschutzfristen, insbesondere bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten, Kindern mit Behinderung oder den seit 2025 neu geregelten Fehlgeburten. Gerade die neue gesetzliche Regelung wird in der Praxis häufig übersehen.
Warum das Beschäftigungsverbot für Arbeitgeber und Payroll essentiell ist
Eine Schwangerschaft ist keine Krankheit. Trotzdem kann es Situationen geben, in denen eine Mitarbeiterin ihre bisherige Tätigkeit nicht mehr oder nur noch eingeschränkt ausüben darf.
Das Beschäftigungsverbot ist dabei keine freiwillige Auszeit und auch keine klassische Krankschreibung, sondern eine gesetzlich vorgesehene Schutzmaßnahme für die schwangere Mitarbeiterin und ihr ungeborenes Kind.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Die Situation muss sorgfältig bewertet, richtig eingeordnet und anschließend auch in der Entgeltabrechnung korrekt umgesetzt werden.
Arten von Beschäftigungsverboten
Gesetzliches Beschäftigungsverbot
Betriebliches Beschäftigungsverbot aufgrund der Arbeitsbedinungen
Ärztliches Beschäftigungsverbot aufgrund des individuellen Gesundheitszustands
Gesetzliche Beschäftigungsverbote
Bestimmte Einschränkungen ergeben sich unmittelbar aus dem Mutterschutzgesetz.
Dazu gehören beispielsweise Regelungen zu …
… Mehrarbeit
… Nachtarbeit
… Sonn- und Feiertagsarbeit
… den Schutzfristen vor und nach der Entbindung
… bestimmten gefährlichen oder körperlich belastenden Tätigkeiten
Das betriebliche Beschäftigungsverbot
Sobald der Arbeitgeber von der Schwangerschaft erfährt, muss er auf Grundlage seiner Gefährdungsbeurteilung unverzüglich prüfen, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Außerdem muss er der Mitarbeiterin ein Gespräch über mögliche Anpassungen ihrer Arbeitsbedingungen anbieten. Grundlage hierfür ist insbesondere § 10 MuSchG.
Der Arbeitgeber darf eine schwangere Mitarbeiterin jedoch nicht sofort vollständig nach Hause schicken, nur weil an ihrem bisherigen Arbeitsplatz eine Gefährdung bestehen könnte.
1. Arbeitsbedingungen anpassen
Zunächst muss geprüft werden, ob die bisherige Tätigkeit durch geeignete Schutzmaßnahmen weiterhin ausgeübt werden kann.
Denkbar sind beispielsweise:
Verzicht auf einzelne gefährdende Tätigkeiten
andere Arbeitszeiten
zusätzliche Schutzmaßnahmen
Reduzierung bestimmter körperlicher Belastungen
Anpassung der Arbeitsorganisation
2. Arbeitsplatzwechsel prüfen
Kann die Gefährdung am bisherigen Arbeitsplatz nicht ausgeschlossen werden, muss geprüft werden, ob die Mitarbeiterin auf einem anderen geeigneten und zumutbaren Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.
3. Betriebliches Beschäftigungsverbot aussprechen
Erst wenn weder eine Anpassung der Arbeitsbedingungen noch ein geeigneter Arbeitsplatzwechsel möglich ist, darf bzw. muss der Arbeitgeber ein betriebliches Beschäftigungsverbot aussprechen.
Diese gesetzliche Rangfolge ist besonders wichtig: Umgestaltung vor Umsetzung – Umsetzung vor Beschäftigungsverbot.
Vollständiges oder partielles betriebliches Beschäftigungsverbot?
Ein betriebliches Beschäftigungsverbot muss nicht zwingend den gesamten Arbeitstag betreffen. Ein Beispiel:
Eine Mitarbeiterin arbeitet täglich vier Stunden in einem Bereich, in dem sie unverantwortbaren Gefährdungen durch bestimmte Stoffe ausgesetzt wäre. Weitere vier Stunden erledigt sie administrative Aufgaben im Büro.
Kann der gefährdende Teil ihrer Tätigkeit weder angepasst noch durch eine andere Aufgabe ersetzt werden, kann sich das betriebliche Beschäftigungsverbot auf diese vier Stunden beschränken. Die ungefährlichen Bürotätigkeiten kann sie weiterhin ausüben.
Ein vollständiges betriebliches Beschäftigungsverbot kommt dagegen in Betracht, wenn für die gesamte Tätigkeit eine unverantwortbare Gefährdung besteht und weder eine Anpassung noch ein anderer geeigneter Arbeitsplatz möglich ist.
Es sollte daher immer genau dokumentiert werden, …
… welche Tätigkeiten nicht mehr ausgeübt werden dürfen.
… welche Tätigkeiten weiterhin möglich sind.
… für welchen Zeitraum das Verbot gilt.
… ob es sich um ein vollständiges oder partielles Beschäftigungsverbot handelt.
Das ärztliche Beschäftigungsverbot
§ 16 MuSchG:
Der Arbeitgeber darf eine schwangere Mitarbeiterin nicht beschäftigen, soweit nach einem ärztlichen Zeugnis ihre Gesundheit oder die Gesundheit ihres Kindes bei Fortdauer der Beschäftigung gefährdet ist.
Anders als beim betrieblichen Beschäftigungsverbot liegt die Ursache hier nicht vorrangig in der allgemeinen Gestaltung des Arbeitsplatzes.
Entscheidend ist vielmehr die individuelle gesundheitliche Situation der Mitarbeiterin in Verbindung mit der Fortdauer ihrer Beschäftigung.
Das ärztliche Beschäftigungsverbot wird von einer Ärztin oder einem Arzt ausgesprochen. Dabei kann es sich beispielsweise um ein vollständiges, zeitlich begrenztes oder Teilbeschäftigungsverbot handeln.
Beispiel für ein ärztliches Teilbeschäftigungsverbot:
Eine Mitarbeiterin arbeitet regulär acht Stunden täglich. Nach ärztlicher Einschätzung darf sie aus gesundheitlichen Gründen jedoch nur noch drei Stunden am Tag beschäftigt werden.
In diesem Fall arbeitet sie weiterhin drei Stunden. Für die verbleibenden fünf Stunden besteht das ärztliche Beschäftigungsverbot.
Das ärztliche Zeugnis sollte möglichst eindeutig erkennen lassen, …
… ab welchem Zeitpunkt das Beschäftigungsverbot gilt
… wie lange es voraussichtlich gilt
… ob es vollständig oder teilweise ausgesprochen wird
… in welchem zeitlichen Umfang eine Beschäftigung noch möglich ist
… welche Tätigkeiten gegebenenfalls weiterhin ausgeübt werden dürfen
Beschäftigungsverbot oder Arbeitsunfähigkeit?
Diese Abgrenzung ist in der Praxis besonders wichtig:
Eine Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn die Mitarbeiterin aufgrund einer Erkrankung ihre Arbeit nicht ausüben kann.
Dann gelten grundsätzlich die Regelungen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
In der Entgeltabrechnung:
Ein Beschäftigungsverbot liegt dagegen vor, wenn die Mitarbeiterin grundsätzlich arbeitsfähig sein kann, die Fortführung ihrer Beschäftigung aber ihre Gesundheit oder die Gesundheit ihres Kindes gefährden würde.
In der Entgeltabrechnung:
Entscheidend ist daher nicht nur, dass eine Mitarbeiterin nicht arbeitet, sondern auch, aus welchem rechtlichen Grund sie nicht arbeitet.
Was erhält die Mitarbeiterin während des Beschäftigungsverbots?
Eine Mitarbeiterin, die außerhalb der gesetzlichen Schutzfristen wegen eines Beschäftigungsverbots teilweise oder vollständig nicht beschäftigt werden darf, erhält Mutterschutzlohn von ihrem Arbeitgeber.
Bemessungsgrundlage der Erstattungshöhe:
- Bei monatlicher Abrechnung:
durchschnittliches Arbeitsentgelt der letzten 3 abgerechneten Kalendermonate vor Eintritt der Schwangerschaft - Bei wöchentlicher Abrechnung:
durchschnittliches Arbeitsentgelt der letzten 13 abgerechneten Wochen vor Eintritt der Schwangerschaft
Wichtige Fakten über den Mutterschutzlohn:
- Der Mutterschutzlohn ist grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt
- Die Mitarbeiterin erhält ihr Arbeitsentgelt weiterhin über den Arbeitgeber
Bei einem partiellen Beschäftigungsverbot setzt sich die Zahlung typischerweise aus zwei Bestandteilen zusammen:
Arbeitsentgelt für die tatsächlich geleistete Arbeit
Mutterschutzlohn für den ausgefallenen Teil
Für die Mitarbeiterin soll durch das Beschäftigungsverbot grundsätzlich kein mutterschutzbedingter Verdienstausfall entstehen.
Wie erhält der Arbeitgeber seine Aufwendungen zurück?
Der Arbeitgeber kann seine Aufwendungen über das Umlageverfahren U2 erstatten lassen.
Über die Umlage U2 werden grundsätzlich erstattet:
Das fortgezahlte Arbeitsentgelt wird grundsätzlich zu 100 % erstattet. Bei den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung kann die Satzung der jeweiligen Krankenkasse eine pauschale Berechnung vorsehen.
Der Erstattungsantrag wird vom Arbeitgeber elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Grundsätzlich gilt dabei: Die Umlagekasse folgt der Krankenversicherung der Mitarbeiterin. Bei geringfügig Beschäftigten ist beispielsweise die Minijob-Zentrale zuständig.
Beschäftigungsverbot und Mutterschutzfrist sind nicht dasselbe
Ein Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft darf nicht mit den gesetzlichen Schutzfristen rund um die Geburt verwechselt werden.
Die reguläre Schutzfrist beginnt grundsätzlich sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet normalerweise acht Wochen nach der Geburt. Vor der Geburt kann die Mitarbeiterin sich unter bestimmten Voraussetzungen ausdrücklich zur Arbeitsleistung bereit erklären. Nach der Geburt besteht grundsätzlich ein verbindliches Beschäftigungsverbot. Bei Früh- und Mehrlingsgeburten – sowie in bestimmten Fällen bei einem Kind mit Behinderung – verlängert sich die Schutzfrist nach der Geburt auf zwölf Wochen.
Während der gesetzlichen Schutzfristen erhält sie grundsätzlich Mutterschaftsgeld der Krankenkasse und – sofern die Voraussetzungen erfüllt sind – den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld.
Auch der Urlaubsanspruch bleibt geschützt
Zeiten eines mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbots gelten für die Berechnung des Urlaubsanspruchs als Beschäftigungszeiten. Der Urlaub darf allein wegen des Beschäftigungsverbots daher grundsätzlich nicht gekürzt werden. Rechtsgrundlage ist § 24 MuSchG.
Was Arbeitgeber praktisch beachten sollten
Sobald die Schwangerschaft bekannt ist, sollten Arbeitgeber strukturiert vorgehen:
- Gefährdungsbeurteilung überprüfen und konkretisieren
- Der Mitarbeiterin ein Gespräch über mögliche Anpassungen anbieten
- Zunächst die Umgestaltung des Arbeitsplatzes prüfen
- Anschließend einen geeigneten Arbeitsplatzwechsel prüfen
- Nur wenn beides nicht möglich ist, ein betriebliches Beschäftigungsverbot aussprechen
- Beginn, Ende und Umfang eindeutig dokumentieren
- Bei ärztlichen Beschäftigungsverboten das Zeugnis sorgfältig auf Zeitraum und Umfang prüfen
- Arbeitsunfähigkeit und Beschäftigungsverbot klar voneinander abgrenzen
- Mutterschutzlohn korrekt berechnen
- Den U2-Erstattungsantrag zeitnah und vollständig übermitteln
Mein persönliches Fazit
Als Arbeitgeberin, Payroll-Expertin und auch als Mutter weiß ich: Beim Beschäftigungsverbot geht es nicht einfach darum, eine Mitarbeiterin von der Arbeit freizustellen.
Es geht um Verantwortung.
Die Mitarbeiterin und ihr Kind müssen zuverlässig geschützt werden. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber genau prüfen, welche Tätigkeiten weiterhin möglich sind, welche Anpassungen vorgenommen werden können und ob tatsächlich ein vollständiges Beschäftigungsverbot erforderlich ist.
Gut organisierte Prozesse sorgen dafür, dass die Mitarbeiterin weiterhin ihr Entgelt erhält, der Arbeitgeber die gesetzlich vorgesehene Erstattung bekommt und alle Beteiligten Sicherheit haben.
Denn auch beim Mutterschutz gilt: Gute Payroll besteht nicht nur aus einer richtigen Abrechnung. Sie verbindet Fachwissen, verlässliche Prozesse und einen verantwortungsvollen Umgang mit den Menschen.
Fachwissen, das in der Abrechnung ankommt.
Bei PLUSpoint HR beschäftigen wir uns nicht nur mit den gesetzlichen Grundlagen – wir setzen sie täglich in der Entgeltabrechnung um. Mit unserem Full-Service Payroll Outsourcing übernehmen wir die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung für unsere Kunden – fachlich fundiert, persönlich und zuverlässig.
