Papierkram war gestern

Digitale Personalakte:
effizient, sicher und jederzeit griffbereit

Papierlos & EU-DSGVO-konform

Schnelle Workflows

Jederzeit online verfügbar

Jetzt Vorteile entdecken

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte (häufig auch als „elektronische Personalakte“ bezeichnet) ist die moderne, EU-DSGVO-konforme Alternative zur Papierablage. Statt dicker Ordner und verstaubter Aktenschränke ermöglicht die digitale Personalakte einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Personaldaten. Gleichzeitig gestalten Sie Ihre HR-Prozesse effizient, papierlos und nachvollziehbar. So erleichtert die digitale Personalakte die tägliche HR-Arbeit erheblich.

Weitere Informationen

Mit einer Personalakte elektronisch zu arbeiten, geht allerdings weit über das reine Einscannen und digitale Ablegen von Dokumenten hinaus. Durch automatisierte Workflows, flexible Zugriffsrechte und eine komfortable Suchfunktion werden zentrale HR-Prozesse spürbar effizienter. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt die Personalakte in vielen Unternehmen eine neue Bedeutung – und mit gutem Grund: Eine digitale Personalakte sichert Compliance, spart Zeit und Kosten und schafft Freiräume für strategische Personalthemen.

Erleben Sie jetzt die Zukunft Ihrer HR-Prozesse

Aus Alt

wird Neu

Aktenstapel

Digital organisiert

Statt Ordner zu wälzen und Schränke zu durchforsten, sind alle relevanten Personendaten in Sekunden griffbereit.

Manuelle Prozesse

Automatisierung

Routineaufgaben erledigen sich quasi von selbst – für mehr Effizienz und weniger Fehler.

Compliance Unsicherheiten

Revisionssichere Archivierung

Mit einer elektronischen Personalakte erfüllen Sie Datenschutzvorgaben und vermeiden teure Risiken.

Komplizierte Abstimmungen

Geregelte Zugriffsrechte

Jede Abteilung sieht nur die für sie relevanten Dokumente. Währenddessen behalten Sie den Gesamtüberblick.

Platzmangel & verstaubte Archive

Ortsunabhängiger Zugriff

Ihre Personaldaten sind zentral gespeichert und jederzeit verfügbar – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Vorteils-Kalkulator

Ermitteln Sie jetzt Ihr Einsparpotenzial mit der digitalen Personalakte!

Nutzen Sie unseren interaktiven Vorteils-Kalkulator. Finden Sie in wenigen Schritten heraus, wie viel Zeit, Geld und Aufwand Sie mit einer digitalen Personalakte einsparen. Wählen Sie einfach die passenden Optionen für Ihr Unternehmen.

Absolute Mitarbeiteranzahl Personen

Monatlicher Verwaltungsaufwand Stunden

Bearbeitete Dokumente pro Monat Vorgänge

Die Zeit, die Sie derzeit ins Papierhandling investieren, fließt direkt in unsere ROI-Berechnung ein.

Schnellere Dokumentensuche

Ich möchte auf Knopfdruck auf alle Personaldaten zugreifen können.

+ 0,00 €

Automatisierte Workflows

Routineaufgaben wie Freigaben oder Dokument-Updates sollen effizient und automatisch ablaufen.

+ 0,00 €

Compliance & DSGVO

Ich lege großen Wert auf eine revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung.

+ 0,00 €

Ortsunabhängiger Zugriff

Dokumente sollen auch im Homeoffice oder unterwegs verfügbar sein.

+ 0,00 €

Nahtlose Integration

Schnittstellen zu bestehenden HR- oder ERP-Systemen sind mir wichtig.

+ 0,00 €

Selfservice

Meine Mitarbeiter sollen ihre Stammdaten einsehen und bearbeiten können.

+ 0,00 €

Ergebnis berechnen

Bitte zuerst mindestens eine Auswahl treffen oder ein Feld ausfüllen.

Vorteils-Kalkulator

Sie sparen etwa 75 % der Ressourcen für die physische Personalakte!

Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne, um über unsere Konditionen informiert zu werden.
Wir perfektionieren Ihr Betriebsleben bestmöglich mit unserer digitalen Personalakte!

Die digitale Personalakte macht alle Beteiligten glücklich

Die Digitalisierung der Personalakte bringt für jede Rolle im Unternehmen eigene Mehrwerte. Im Folgenden zeigen wir Ihnen wie sich die digitale Personalakte für alle Beteiligten auszahlt, denn unsere digitale Personalakte unterstützt HR-Leitungen.

HR-Leitung

Schlanke Prozesse & weniger Papierkram

Mehr Zeit für strategische und persönliche Arbeit

Mit einem Klick gut informiert sein

Compliance sicherstellen

IT-Leitung

Einfache Integration in bestehende Softwarestruktur

Datensicherheit und -schutz auf höchstem Niveau

Geringer Wartungsaufwand

Unternehmensleitung

Kosteneinsparung und schneller ROI

Moderne HR-Prozesse ≙ attraktiver Arbeitgeber

Transparente Entscheidungswege

Bis ins Detail durchdacht

Die Funktionen unserer digitalen Personalakte

Dokumentenmanagement & Volltextsuche

Digitale Ablage

Jede Personalakte wird elektronisch geführt, inkl. automatischer Versionierung und lückenloser Historie.

Intuitive Suchfunktion

Finden Sie Mitarbeiterdokumente in Sekunden per Volltextsuche – keine langwierige Ordnersuche mehr.

Automatische Zuordnung

Neue Dokumente lassen sich direkt aus E-Mails, Scans oder Uploads an die richtige Stelle verschieben.

Mitarbeiterzugriff & Self-Service

Persönliches Mitarbeiterportal

Geben Sie Ihren Angestellten Zugriff auf ihre eigene digitale Personalakte – jederzeit und sicher.

Transparenz & Autonomie

Urlaubsanträge, Gehaltsübersichten oder Weiterbildungsnachweise können Angestellte eigenständig einsehen und verwalten.

Zeitersparnis für HR

Weniger E-Mail-Nachfragen und Telefonanrufe, da viele Infos selbstständig abgerufen werden können.

Erweiterungen & Module

Synergien mit anderen HR-Lösungen

Nutzen Sie z. B. das PLUSpoint Recruiting- oder Talentmanagement-Modul für durchgängig digitale Workflows.

Individuelle Anpassungen

Skalieren Sie Funktionen nach Bedarf – von kleinen KMU-Lösungen bis hin zu umfassenden Enterprise-Anforderungen.

Unterstützung bei Migration

Professionelle Begleitung, falls Sie bereits bestehende Dokumente oder Daten in die neue Umgebung überführen möchten.

Freigabeprozesse & Workflows

Individuelle Prozesse

Erstellen Sie eigene Workflows für Freigaben und Genehmigungen (z. B. Einstellungs- oder Änderungsprozesse).

Automatische Benachrichtigungen

Zuständige Personen erhalten sofort Meldungen, wenn ihre Freigabe benötigt wird.

Vordefinierte Vorlagen

Schnellstart mit Best-Practice-Workflows für häufige HR-Prozesse.

Archivierung & Compliance

Revisionssichere Ablage

Erfüllt die Anforderungen von DSGVO und GoBD – jedes Dokument wird nachvollziehbar archiviert.

Automatisierte Löschfristen

Definieren Sie Aufbewahrungszeiträume; abgelaufene Dokumente werden sicher und regelkonform entfernt.

Rollen- & Rechtekonzept

Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Personaldaten zugreifen können.

HTML5 WebApp & Integration

Plattformunabhängig

Dank moderner WebApp-Technologie können Sie Ihre digitale Personalakte auf Desktop, Tablet oder Smartphone nutzen.

Offene Schnittstellen

Einfache Anbindung an bestehende HR-, ERP- oder Zeiterfassungssysteme – für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.

Zukunftssicher & skalierbar

Wächst flexibel mit Ihrer Unternehmensgröße und neuen Anforderungen.

Ihr Weg zur voll
digitalisierten Personalakte

Ihre HR-Prozesse sind bereit für den digitalen Schub.

Bis zu 70 % weniger Zeitaufwand dank automatisierter Workflows

Hohe Datensicherheit & DSGVO-Konformität für Ihre digitale Personalakte

Kosteneinsparungen durch wegfallende Papier- und Archivierungskosten

Ortsunabhängiger Zugriff: Alle Personaldaten jederzeit verfügbar

Online-Demo vereinbaren

Die wichtigsten Fragen vorab beantwortet

Häufig gestellte Fragen

Was kostet die Einführung einer digitalen Personalakte?

Die Kosten hängen von Ihrer Firmengröße, den gewählten Modulen und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, das perfekt zu Ihren Anforderungen passt. Die Erfahrung zeigt, dass sich der Umstieg dank eingesparter Arbeitszeit und geringerer Papierkosten meist schnell amortisiert.

Wie aufwendig ist die Umstellung von Papier auf eine elektronische Personalakte?

Die Umstellung verläuft deutlich einfacher, als viele vermuten. Unsere Experten begleiten Sie bei allen Schritten – von der Bestandsaufnahme Ihrer Papierakten bis zur finalen Digitalisierung. Zudem erhalten Sie eine umfassende Schulung, damit Sie und Ihr Team schnell sicher mit der neuen Software umgehen können.

Sind meine Personaldaten wirklich sicher?

Ja. Unsere digitale Personalakte Software erfüllt sämtliche gängigen Sicherheitsstandards und ist EU-DSGVO-konform. Dank verschlüsselter Datenübertragung und revisionssicherer Archivierung bleiben Ihre Daten jederzeit geschützt. Zugriffsrechte sind klar geregelt, sodass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.

Benötige ich eine bestimmte IT-Infrastruktur?

In den meisten Fällen ist Ihre bestehende Infrastruktur ausreichend. Unsere webbasierte Lösung läuft plattformunabhängig und kann problemlos in vorhandene Systeme integriert werden. Sollten Sie spezielle Anforderungen haben, beraten wir Sie gerne persönlich.

Wie lange dauert die Implementierung?

Die Implementierungsdauer variiert je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang. In vielen Fällen ist die Basisinstallation innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Parallel dazu unterstützen wir Sie bei der Datenmigration, damit Ihre digitalisierte Personalakte schnell und reibungslos in den Live-Betrieb startet.

Was, wenn unser Unternehmen wächst oder sich Anforderungen ändern?

Kein Problem. Unser modularer Aufbau erlaubt es, Ihre digitale Personalakte bei Bedarf zu erweitern oder neue Funktionen hinzuzufügen. So bleibt Ihre Lösung immer passgenau und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

Bekomme ich bei Fragen oder Problemen schnellen Support?

Absolut. Ihnen steht ein fester Ansprechpartner zur Seite, der Ihre individuellen Prozesse kennt. Wir legen großen Wert auf kurzen Draht und schnelle Lösungen – ohne anonyme Hotlines oder komplizierte Ticket-Portale.

Kann ich jederzeit wieder auf Papierakten zurückwechseln?

Technisch gesehen ist das möglich, praktisch aber selten sinnvoll. Die Vorteile der digitalisierten Personalakte – von der Zeitersparnis bis zur Sicherheit – sind meist so groß, dass ein Rückschritt in die Papierwelt kaum noch in Betracht kommt. Natürlich können Sie nach Belieben Dokumente auch in Papierform archivieren, wenn das für spezielle Fälle nötig sein sollte.

Müssen alle Dokumente vollständig digitalisiert werden?

Nicht unbedingt. Viele Unternehmen digitalisieren erst einmal schrittweise die wichtigsten Akten (z. B. laufende Personalakten) und stellen nach und nach den Rest um. So gewinnen Sie schnell erste Erfolge, ohne Ihr Team zu überfordern.

Broschüre zur Digitalen Personalakte

Alle Vorteile der Digitalen Personalakte kompakt erklärt

Erfahren Sie, wie die digitale Personalakte Personalunterlagen zentral verwaltet, Suchaufwände reduziert und HR-Prozesse spürbar vereinfacht.

Die Broschüre gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Dokumentenmanagement, Workflows, Rechtekonzepte, digitale Signaturen und die verknüpfte Zustellung von Lohndokumenten mit postbox HR.

Individuelles Angebot anfordern

Broschüre herunterladen

Aufwandseinsparungen dank unserer Digitalen Akte und postbox HR

Vorteile und Features der Digitalen Personalakte

Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung

Exkurs: eSign HR - rechtssichere digitale Unterschriften

Klassischer Prozess der Zustellung von Lohndokumenten

Ersparnisse durch die digitale Zustellung von Lohndokumenten

Datenschutz durch Verschlüsselung und DSGVO-Konformität

Checkliste für Ihren Digitalisierungsprozess

Impressum, Kontakt und Webseiten-QR-Code

Persönlich beraten lassen

Ihre Expertin für die
digitale Personalakte:
Astrid Meyer-Häupler

Starten Sie digital durch – mit der modernen Personalakte von PLUSpoint HR. Struktur statt Papierchaos, sichere Ablage und jederzeit Zugriff: so gewinnen Sie Klarheit und wertvolle Zeit.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was PLUSpoint HR für Sie tun kann.