Warum die Bezeichnung allein noch keine steuerfreie Abrechnung macht
„Wir zahlen unserem ehrenamtlichen Bürgermeister eine Aufwandsentschädigung. Die ist doch steuerfrei – oder?“
Solche Fragen begegnen uns in der Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst immer wieder. Und meistens beginnt genau an dieser Stelle die eigentliche fachliche Arbeit.
Denn auf den ersten Blick klingt der Sachverhalt eindeutig:
Es gibt eine Satzung, einen festgelegten Betrag und die Zahlung heißt „Aufwandsentschädigung“.
Also steuerfrei? Nicht zwingend.
Gerade bei Kommunen, Landkreisen, Zweckverbänden und anderen öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern muss genauer hingeschaut werden. Denn hinter einer vermeintlich einfachen Aufwandsentschädigung können ganz unterschiedliche Bestandteile stecken:
Aufwendungsersatz
Zeitaufwand
Sitzungsgeld
Verdienstausfall
Bereitschaft
Und genau diese Unterscheidung entscheidet darüber, was in der Entgeltabrechnung steuer- und sozialversicherungsfrei behandelt werden darf.
Ein typischer Fall aus der Payroll-Praxis
Stellen wir uns eine Kommune vor.
Ein ehrenamtlich tätiger Bürgermeister erhält monatlich 750 Euro.
In der Satzung wird die Zahlung als Aufwandsentschädigung bezeichnet.
In der Entgeltabrechnung könnte man nun versucht sein, die 750 Euro vollständig über eine steuerfreie Lohnart abzurechnen. Doch genau das wäre zu kurz gedacht.
Denn bei Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen nach § 3 Nr. 12 EStG ist zunächst zu prüfen, welcher Teil tatsächlich steuerfrei berücksichtigt werden kann.
Für 2026 gilt bei den entsprechenden Voraussetzungen grundsätzlich:
Ein Drittel der gewährten Aufwandsentschädigung ist steuerfrei, mindestens jedoch 312 Euro monatlich.
Bei 750 Euro wären ein Drittel lediglich 250 Euro.
Durch den Mindestbetrag können jedoch 312 Euro steuerfrei bleiben.
Die verbleibenden 438 Euro sind steuerpflichtig und grundsätzlich auch sozialversicherungspflichtig.
Aus einer einzigen Zahlung entstehen damit zwei völlig unterschiedliche Abrechnungstatbestände.
Und genau deshalb reicht eine Lohnart „Aufwandsentschädigung steuerfrei“ in der Praxis häufig nicht aus.
Die wichtigste Frage lautet nicht:
Wie heißt die Zahlung? Sondern: Warum wird sie gezahlt?
Das ist aus meiner Sicht einer der wichtigsten Grundsätze bei Aufwandsentschädigungen im öffentlichen Dienst.
Denn nur weil in einer Satzung oder einem Beschluss das Wort „Aufwandsentschädigung“ steht, sagt das noch nichts darüber aus, ob die komplette Zahlung steuerfrei behandelt werden darf.
Vor der Abrechnung sollte deshalb geprüft werden:
Gerade der letzte Punkt wird in der Praxis schnell übersehen.
Was nicht automatisch steuerfreier Aufwendungsersatz ist
Nicht jeder Bestandteil einer kommunalen Entschädigung kann steuerfrei behandelt werden.
Problematisch sind insbesondere Zahlungen für:
- Arbeitsleistung
- Zeitaufwand
- Verdienstausfall
- Sitzungsteilnahme
- Bereitschafts- oder Anwesenheitszeiten
- Haftungsrisiken
- Zahlungen, denen tatsächlich kein entsprechender Aufwand gegenübersteht
Damit wird auch deutlich: Ein Sitzungsgeld ist nicht automatisch steuerfrei. Eine Zeitvergütung ist nicht automatisch steuerfrei. Und auch ein Verdienstausfall wird nicht allein deshalb zum steuerfreien Aufwendungsersatz, weil er innerhalb einer kommunalen Entschädigungssatzung geregelt ist.
Wer begegnet uns im öffentlichen Dienst typischerweise?
Die Regelungen können insbesondere für folgende Personengruppen relevant sein:
ehrenamtliche Bürgermeisterinnen und Bürgermeister
Gemeinde- und Stadtratsmitglieder
Kreis- und Bezirksratsmitglieder
ehrenamtliche Beigeordnete
Ortsvorsteher
Feuerwehrkommandanten
Kreisbrandmeister
Mitglieder kommunaler Ausschüsse
Wahlhelferinnen und Wahlhelfer
Damit ist das Thema keineswegs ein exotischer Sonderfall. Gerade in der kommunalen Payroll tauchen solche Zahlungen regelmäßig auf.
Warum die Satzung für die Entgeltabrechnung so wichtig ist
Bei klassischen Beschäftigten reicht uns für die Entgeltabrechnung häufig der Arbeitsvertrag zusammen mit den relevanten Personal- und Abrechnungsdaten. Bei Aufwandsentschädigungen im öffentlichen Dienst ist das häufig anders. Hier brauchen wir aus meiner Sicht immer auch die zugrunde liegende Regelung.
Das kann beispielsweise sein:
- eine kommunale Entschädigungssatzung,
- eine Ernennungs- oder Bestellungsurkunde,
- ein Beschluss,
- eine gesetzliche Regelung oder
- eine andere öffentlich-rechtliche Grundlage.
Denn erst daraus ergibt sich, welche Zahlung eigentlich für welchen Zweck vorgesehen ist. Und genau das müssen wir anschließend in der Payroll abbilden.
Eine Zahlung – aber möglicherweise mehrere Lohnarten
Das ist ein Punkt, den ich in der Beratung immer wieder wichtig finde. Die fachliche Beurteilung muss sich auch in der technischen Abrechnung widerspiegeln.
Wenn beispielsweise von 750 Euro monatlicher Aufwandsentschädigung 312 Euro steuerfrei und 438 Euro steuerpflichtig sind, sollte diese Trennung auch über unterschiedliche Lohnarten erfolgen.
Zum Beispiel:
Aufwandsentschädigung § 3 Nr. 12 EStG – steuerfrei und Aufwandsentschädigung – steuer- und SV-pflichtiger Anteil
Warum ist mir das so wichtig?
Weil die Abrechnung dadurch nachvollziehbar bleibt für…
die Personalabteilung,
die Finanzverwaltung,
Sozialversicherungsträger
und auch Monate oder Jahre später, wenn jemand nachvollziehen muss, warum ein bestimmter Betrag damals steuerfrei behandelt wurde.
Auch Sozialversicherung und Minijob müssen mitgedacht werden
Soweit eine Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 12 EStG steuerfrei ist, gehört dieser Betrag grundsätzlich auch nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.
Der darüber hinausgehende steuerpflichtige Betrag ist dagegen regelmäßig sozialversicherungspflichtig. Und er kann auch bei der Beurteilung einer geringfügigen Beschäftigung eine Rolle spielen. Gerade deshalb darf die Aufteilung nicht erst irgendwann „im System“ erfolgen. Sie muss bereits fachlich sauber bestimmt sein.
Und dann gibt es noch ganz andere Formen von Aufwendungsersatz
Im öffentlichen Dienst begegnen uns daneben auch weitere Zahlungen, die umgangssprachlich schnell unter „Aufwandsentschädigung“ laufen. Und genau das ist dann immer der Knackpunkt, wenn Fachlichkeit fehlt, dass hier Fehler passieren.
Zum Beispiel:
Reisekosten
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Telefon- und Internetkosten
Vorgestreckte Auslagen
Porto oder Büromaterial
Diese Sachverhalte haben jedoch jeweils eigene steuerliche Voraussetzungen. Auch hier gilt deshalb: Nicht alles sollte über eine allgemeine Lohnart „Aufwandsentschädigung“ laufen.
Mein Payroll-Merksatz für die Praxis
Wenn ich eine Aufwandsentschädigung im öffentlichen Dienst auf den Tisch bekomme, frage ich deshalb nicht zuerst:
„Welche Lohnart nehmen wir?“
Sondern:
„Was wird hier eigentlich genau bezahlt?“
Erst wenn diese Frage geklärt ist, können wir entscheiden:
Fazit
Aufwandsentschädigungen im öffentlichen Dienst sehen auf den ersten Blick oft einfacher aus, als sie tatsächlich sind. Eine Satzung nennt einen Betrag. Der Betrag heißt Aufwandsentschädigung.Und schon scheint die Abrechnung geklärt.
In Wirklichkeit beginnt die fachliche Prüfung aber genau dort. Denn entscheidend sind die konkrete Tätigkeit, der Zahlungszweck, die zahlende Stelle und die jeweilige Rechtsgrundlage. Erst daraus ergibt sich die richtige steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung.
Und genau das ist für mich gute Entgeltabrechnung:
- Nicht nur einen Betrag technisch über eine Lohnart laufen lassen.
- Sondern verstehen, warum dieser Betrag gezahlt wird – und daraus die richtige Payroll-Behandlung ableiten.
Merke: Nicht das Wort „Aufwandsentschädigung“ macht eine Zahlung steuerfrei. Entscheidend ist, was tatsächlich vergütet oder ersetzt wird.
Fachwissen, das in der Abrechnung ankommt.
Genau hier setzt mein Team von PLUSpoint HR an. Als Spezialisten für die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst, wissen wir genau, welche Fragen wir stellen müssen. Schauen Sie gerne unseren Service rund um die Entgeltabrechnung. Wir sind für Sie und unsere Kunden da!
Stand: August 2026. Die konkrete Behandlung sollte immer anhand des Einzelfalls, der geltenden Satzung und gegebenenfalls landesrechtlicher Regelungen geprüft werden.
