Warum sollten HR und Payroll den Bestand jetzt sauber vorbereiten?
Wer bei den AVR Caritas 2027 nur an neue Tabellen oder eine klassische Tarifanpassung denkt, greift zu kurz. Zum 1. Januar 2027 wird die historisch gewachsene Struktur der AVR Caritas neu geordnet. Rechtlich werden die AVR fortgeführt und trotzdem ergeben sich gerade für Beschäftigte aus den bisherigen Anlagen 2, 2d und 2e besondere Fragen zur Eingruppierung und Überleitung.
Für Personalabteilungen ist deshalb nicht nur entscheidend, die neuen Regelungen zu kennen. Sie müssen vor allem wissen, welche Beschäftigten tatsächlich betroffen sind, welche Wahlrechte bestehen, welche Fristen laufen und wie die Entscheidungen technisch und organisatorisch in der Entgeltabrechnung umgesetzt werden.
Das Wichtigste vorab
Bestandsbeschäftigte der bisherigen Anlagen 2, 2d und 2e werden nicht automatisch in die neue Entgeltordnung übergeleitet. Die Überleitung erfolgt auf Antrag. Andere Bestandsgruppen werden grundsätzlich ohne einen solchen Antrag in die neue Struktur übernommen. Genau diese Trennung ist für die Vorbereitung entscheidend.
1. Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Die AVR Caritas 2027 ersetzen ab dem 1. Januar 2027 die bisherigen Regelungen in ihrer bisherigen Struktur.
Ziel ist eine Vereinheitlichung: Allgemeine Regelungen werden stärker zusammengeführt, während besondere Regelungen für bestimmte Beschäftigtengruppen dort bestehen bleiben, wo sie weiterhin erforderlich sind.
Neu-Eingruppierung nur auf Antrag
Anlage
2
2d
2e
Besonders relevant ist die Veränderung für Tätigkeiten, die bislang den Anlagen 2, 2d und 2e zugeordnet waren. Für diesen Bereich gilt künftig eine neue Entgeltordnung, sofern diese übergeleitet werden.
KEIN individueller Überleitungsbedarf
Anlage
20
21
21a
23
30 bis 33
Für andere Beschäftigtengruppen – etwa aus den bisherigen Anlagen 20, 21, 21a, 23 sowie 30 bis 33 – besteht dagegen grundsätzlich kein individueller Überleitungsbedarf.
Wichtig ist außerdem:
Auch Mitarbeitende aus dem bisherigen Anlage-2-Bereich, die nicht in die neue Entgeltordnung wechseln, bleiben nicht einfach vollständig im Stand von 2026 stehen. Für sie gelten ab 2027 die neuen Rahmenregelungen der AVR Caritas; für die Eingruppierung und bestimmte vergütungsbezogene Regelungen gelten jedoch die besonderen Fortführungsregelungen weiter.
2. Anlagen 2, 2d und 2e: Überleitung nur auf Antrag
Für Bestandsbeschäftigte, die am 31. Dezember 2026 nach den Anlagen 2, 2d oder 2e eingruppiert sind und deren Dienstverhältnis am 1. Januar 2027 fortbesteht, gilt eine Besonderheit: Sie werden nicht automatisch in die neue Entgeltordnung überführt.
Die Überleitung erfolgt ausschließlich auf Antrag des Mitarbeitenden. Ohne Antrag verbleibt die Person grundsätzlich in den weitergeltenden Eingruppierungsregelungen des alten Systems. Die entsprechenden Tabellen und Regelungen werden für diesen Personenkreis weitergeführt.
Das ist für die Praxis wesentlich: Innerhalb derselben Einrichtung können damit über Jahre Beschäftigte nebeneinander bestehen, die weiterhin nach den fortgeführten alten Eingruppierungsregelungen vergütet werden, und Beschäftigte, die bereits in die neue Entgeltordnung gewechselt sind.
Genau deshalb ist die AVR-Umstellung keine reine „Tariftabelle einspielen“-Aufgabe. Sie wird zu einem länger laufenden Personal- und Payroll-Prozess.
3. Wer keinen Überleitungsantrag stellen muss
Nicht alle Bestandsbeschäftigten brauchen ein Wahlrecht oder einen Antrag. Für Mitarbeitende aus den bisherigen Anlagen 20, 21, 21a, 23 sowie 30 bis 33 gelten die neuen Regelungen grundsätzlich automatisch. Eine individuelle Überleitung in die neue Entgeltordnung ist für diesen Personenkreis nicht erforderlich.
Auch bei Dienstverhältnissen, die ab dem 1. Januar 2027 neu beginnen, gelten grundsätzlich unmittelbar die AVR Caritas 2027. Die alten Eingruppierungsregelungen der Anlagen 2, 2d und 2e sind für echte Neueintritte grundsätzlich nicht mehr anzuwenden. Ausnahmen können sich insbesondere bei bestimmten Verlängerungen befristeter Dienstverhältnisse oder tariflich geregelten Unterbrechungen ergeben.
Die erste Frage im Projekt sollte deshalb nicht lauten:
„Wie überleiten wir unsere Mitarbeitenden?“ Sondern:
„Welche Beschäftigten haben wir in welchen Anlagen – und welche Regelung gilt für welchen Personalfall?“
5. Verbindliche Mitteilung: vier Wochen und echte Bindungswirkung
Seit dem 1. Juni 2026 können betroffene Mitarbeitende vom Dienstgeber eine verbindliche Mitteilung darüber verlangen, welche Eingruppierung sich bei einer Überleitung in die neue Entgeltordnung ergeben würde.
Der Dienstgeber muss diese Auskunft grundsätzlich innerhalb von vier Wochen nach dem Verlangen in Textform erteilen. Nach der offiziellen Caritas-Information ist der Arbeitgeber an die mitgeteilte Eingruppierung gebunden, sofern sich die Tätigkeit bis zur tatsächlichen Überleitung nicht ändert.
Das macht aus der Auskunft mehr als eine unverbindliche Beispielrechnung.
Für HR bedeutet das: Die Prüfung sollte fachlich nachvollziehbar, dokumentiert und intern freigegeben sein.
Ein sinnvoller Prozess könnte deshalb so aussehen:
Eingang des Mitteilungsverlangens zentral erfassen und Frist dokumentieren.
Aktuelle Eingruppierung, Ziffer und Stufe des Mitarbeitenden prüfen.
Neue Entgeltgruppe anhand der Zuordnungstabellen ermitteln.
Stufenzuordnung und relevante Besonderheiten fachlich prüfen.
Mitteilung in Textform erstellen und nachvollziehbar dokumentieren.
Bei späterem Überleitungsantrag prüfen, ob sich die Tätigkeit seit der Mitteilung verändert hat.
Wichtig für die Kommunikation
Der Dienstgeber muss informieren und die verbindliche Eingruppierung mitteilen, ist aber nicht verpflichtet, dem Mitarbeitenden die Entscheidung „überleiten oder nicht?“ abzunehmen. Eine individuelle Empfehlung sollte deshalb von der fachlichen Auskunft getrennt werden.
6. Welche Fristen gelten für die Überleitung?
Der Überleitungsantrag kann nicht zu jedem beliebigen Termin wirksam werden. Die AVR sehen gestaffelte Überleitungsstichtage vor. Der Antrag muss grundsätzlich mit einem Vorlauf von acht Wochen gestellt werden.
| Zeitraum | Mögliche Stichtage | Grundsätzliche Antragsfrist |
|---|---|---|
| 2027–2028 | 1. Januar, 1. April, 1. Juli, 1. Oktober | 8 Wochen vor dem jeweiligen Stichtag |
| 2029–2031 | 1. Januar und 1. Juli | 8 Wochen vor dem jeweiligen Stichtag |
| 2032–2036 | jeweils 1. Januar | 8 Wochen vor dem jeweiligen Stichtag; regulär letztmalig 1. Januar 2036 |
Eine Besonderheit ist für bestimmte Fälle vorgesehen, in denen ein Antrag wegen Ruhens des Dienstverhältnisses oder Arbeitsunfähigkeit nicht fristgerecht gestellt werden kann. Solche Sonderfälle sollten individuell anhand der Überleitungsregelungen geprüft werden.
Ein gestellter Überleitungsantrag kann nach den veröffentlichten FAQ vor dem Stichtag wieder zurückgenommen werden. Auch das sollte im internen Prozess dokumentiert sein.
7. Wie werden Entgeltgruppe und Stufe bei der Überleitung ermittelt?
Für die neue Entgeltgruppe sehen die Überleitungsregelungen Zuordnungstabellen vor. Ausgangspunkt sind die bisherige Vergütungsgruppe und die jeweilige Ziffer. Die Zuordnung ergibt die Entgeltgruppe nach der neuen Entgeltordnung.
Auch für die Stufenzuordnung gibt es eine feste Systematik. Nach den Caritas-FAQ wird die anzurechnende Zeit grundsätzlich nach folgender Formel ermittelt:
(bisherige Stufe × 2) + bereits verbrachte Zeit in der aktuellen Stufe
= anzurechnende Zeit für die Stufenzuordnung
Diese Formel ersetzt allerdings nicht die fachliche Prüfung des Einzelfalls. Treffen beispielsweise am Überleitungstag ein Stufenaufstieg und eine Höhergruppierung zusammen, greifen besondere Reihenfolgeregeln. Auch korrigierende Höhergruppierungen oder Veränderungen der Tätigkeit können eine gesonderte Prüfung notwendig machen.
Für die Payroll bedeutet das: Nicht nur das Ergebnis „neue Entgeltgruppe“ muss stimmen. Auch die Herleitung der Stufe und der zukünftigen Stufenlaufzeit muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
8. Was passiert mit Zulagen und alten Vergütungsbestandteilen?
Gerade bei den bisherigen Anlagen 2, 2d und 2e sollte die Entscheidung nicht nur anhand des neuen Tabellenentgelts betrachtet werden. Bei nicht übergeleiteten Mitarbeitenden können bei Vorliegen der Voraussetzungen weiterhin besondere Bestandteile des alten Systems eine Rolle spielen, beispielsweise bestimmte Mitarbeitende die verheiratet sind und die Kinderzulagen erhalten.
Umgekehrt verändert sich mit der AVR Caritas 2027 die Zusammensetzung der Vergütung im bisherigen Anlage-2-Bereich teilweise auch unabhängig davon, ob ein Mitarbeitender den Wechsel in die neue Entgeltordnung beantragt. Deshalb sollte eine Vergleichsbetrachtung immer den vollständigen Personalfall einbeziehen und nicht nur zwei Tabellenwerte gegenüberstellen.
Für Mitarbeitende steht ein offizieller Überleitungsrechner als Entscheidungshilfe zur Verfügung. Er simuliert Vergütungsverläufe auf Basis der eingegebenen Daten. Er ersetzt aber weder die verbindliche Eingruppierungsmitteilung des Dienstgebers noch die individuelle Entscheidung des Mitarbeitenden.
9. Praxisbeispiel: Bestandsmitarbeiterin möchte 2027 wechseln
Eine Mitarbeiterin ist seit mehreren Jahren in einer Caritas-Einrichtung beschäftigt und am 31. Dezember 2026 nach Anlage 2 eingruppiert. Ihr Dienstverhältnis läuft unverändert weiter.
Im Frühjahr 2027 möchte sie wissen, ob ein Wechsel in die neue Entgeltordnung für sie interessant ist. Sie verlangt zunächst eine verbindliche Mitteilung ihrer künftigen Eingruppierung. Die Personalabteilung prüft ihre bisherige Vergütungsgruppe, Ziffer, Stufe und Stufenlaufzeit und teilt ihr innerhalb von vier Wochen die Eingruppierung nach der neuen Entgeltordnung mit.
Anschließend entscheidet die Mitarbeiterin selbst, ob sie die Überleitung beantragen möchte. Soll der Wechsel beispielsweise zum 1. Juli 2027 wirksam werden, muss der Antrag grundsätzlich spätestens acht Wochen vor diesem Stichtag beim Dienstgeber vorliegen. Bis zum Wirksamwerden bleibt sie im bisherigen Eingruppierungssystem. Ab dem Überleitungsstichtag wird sie nach der neuen Entgeltordnung geführt.
Für die Payroll sind damit mindestens drei Zeitpunkte sauber voneinander zu trennen: Auskunft, Antrag und tatsächlicher Überleitungsstichtag. Genau solche Fallkonstellationen sollten im System und im internen Prozess klar abgebildet sein.
10. Neue Tätigkeit kann den Wechsel unabhängig vom Antrag auslösen
Ein wichtiger Punkt wird leicht übersehen
Nicht übergeleitete Mitarbeitende können nicht unbegrenzt in jeder Konstellation im alten Eingruppierungssystem bleiben. Führt eine Veränderung der Tätigkeit zu einer echten Neu- oder Umgruppierung, ist die Eingruppierung nach den AVR Caritas 2027 vorzunehmen.
Eine bloße korrigierende Höhergruppierung oder ein noch nach altem Recht eintretender Bewährungsaufstieg führt dagegen nach den veröffentlichten Informationen nicht automatisch zu einem Wechsel in die neue Entgeltordnung. Auch hier zeigt sich, wie wichtig eine saubere fachliche Unterscheidung des konkreten Vorgangs ist.
11. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Payroll
Tarifreformen werden häufig zuerst arbeitsrechtlich betrachtet. In der Praxis landen sie anschließend in der Entgeltabrechnung und dort muss jeder einzelne Fall korrekt funktionieren.
Bei den AVR Caritas 2027 stellen sich deshalb ganz praktische Fragen:
Wer diese Fragen erst mit dem ersten Überleitungsantrag beantwortet, gerät schnell unter Zeitdruck. Besser ist es, den Prozess jetzt festzulegen und mit Testfällen im Abrechnungssystem zu prüfen.
12. Arbeitgeber-Checkliste: Was sollte jetzt vorbereitet werden?
| Nr. | To-do | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| 1 | Bestand segmentieren | Beschäftigte nach bisherigen Anlagen auswerten und insbesondere 2, 2d und 2e separat identifizieren. |
| 2 | Datenqualität prüfen | Vergütungsgruppe, Ziffer, Stufe, Stufenlaufzeit, Zulagen und relevante Historie kontrollieren. |
| 3 | Mitteilungsprozess definieren | Eingang, 4-Wochen-Frist, fachliche Prüfung, Freigabe und Dokumentation verbindlicher Mitteilungen festlegen. |
| 4 | Antragsprozess definieren | Überleitungsanträge zentral erfassen, 8-Wochen-Frist und gewünschten Stichtag prüfen, Rücknahmen dokumentieren. |
| 5 | MAV-Beteiligung berücksichtigen | Die vorgesehene Beteiligung der Mitarbeitervertretung in den internen Ablauf einbauen. |
| 6 | Payroll-System vorbereiten | Parallelität alter und neuer Fälle, Tarifmerkmale, Stufenlogik und Zulagen technisch testen. |
| 7 | Kommunikation vorbereiten | Mitarbeitende sachlich informieren, aber Information und individuelle Wechselberatung sauber trennen. |
| 8 | Testfälle abrechnen | Typische und komplexe Fallkonstellationen vor dem ersten produktiven Stichtag durchspielen und dokumentieren. |
13. Fazit: Nicht nur Tarifänderung, sondern Prozessaufgabe
Die AVR Caritas 2027 sind für mich vor allem ein Beispiel dafür, wie eng Fachlichkeit, Datenqualität und Entgeltabrechnung zusammengehören. Nicht jede beschäftigte Person wird gleich behandelt. Nicht jeder Wechsel erfolgt automatisch. Und nicht jede Entscheidung liegt beim Arbeitgeber.
Gerade bei den bisherigen Anlagen 2, 2d und 2e braucht es deshalb einen klaren Überblick über den Bestand, fachlich saubere Ausgangsdaten, definierte Fristen und einen nachvollziehbaren Prozess zwischen Personalabteilung, Mitarbeitervertretung und Payroll.
Wer jetzt vorbereitet, muss 2027 nicht unter Zeitdruck reagieren. Und genau darum geht es aus meiner Sicht bei guter Entgeltabrechnung: Veränderungen so vorzubereiten, dass sie am Ende zuverlässig und ruhig umgesetzt werden können.
Die eigentliche Arbeit beginnt deshalb nicht erst 2027. Sie beginnt jetzt.
Stand dieses Beitrags: 16. Oktober 2026.
Grundlage sind die veröffentlichten Informationen der Caritas-Dienstgeber zur AVR Caritas 2027, insbesondere der AVR 27 Campus, die FAQ und der Anhang „Überleitung AVR Caritas 2027“.
Caritas-Dienstgeber: AVR 27 Campus (https://caritas-dienstgeber.de/aktuelle-themen/avr-caritas-2027/avr-27-campus/)
Caritas-Dienstgeber: FAQ AVR Caritas 2027 (https://caritas-dienstgeber.de/infothek/faq)
Caritas-Dienstgeber: AVR 27 Campus – Kern/Überleitung (https://caritas-dienstgeber.de/aktuelle-themen/avr-caritas-2027/avr-27-campus/avr-27-campus-kern/)
Caritas-Dienstgeber: Anhang Überleitung AVR Caritas 2027 (Stand 12/2025).
