Meet-Up-Bericht
Bye-bye Papierkram, hallo digitaler Turbo! 🚀 Schluss mit Aktenchaos und Druckerfrust. Wir haben beim HAPPY HeRo Meet-Up den Schalter umgelegt und gezeigt, wie HR heute wirklich funktioniert: 100 % digital und völlig stressfrei.
Das Problem: Wenn der erste Arbeitstag schon stresst
Anhand eines typischen Montags im Homeoffice wird klar, wo es heute klemmt: Die Führungskraft braucht sofort den Arbeitsvertrag der neuen Kollegin, doch der liegt im Büro im abgeschlossenen Aktenschrank. Was eigentlich eine Mini-Anfrage wäre, wird zum echten Problem: Telefonate, Rückfragen, Wartezeiten. Im schlimmsten Fall sogar Frust bei der neuen Mitarbeiterin. Die Diagnose: Es fehlt ein zentrales, digitales System, das überall Zugriff erlaubt und gleichzeitig Ordnung und Sicherheit gewährleistet.
Die Lösung: Digitale Personalakte mit PLUSpoint HR
Auf Basis einer modernen Dokumentenmanagement-Lösung wird deutlich, wie eine zeitgemäße digitale Personalakte funktioniert: Dokumente laufen in einen zentralen Posteingang, werden automatisch erkannt, korrekt zugeordnet und revisionssicher sowie DSGVO-konform abgelegt. Dank Volltextsuche, Filtern und Fristenüberwachung lassen sich HR-Dokumente in Sekunden statt Minuten finden – und das vollkommen ortsunabhängig. Viele verwechseln „PDFs auf dem Server“ mit echter Digitalisierung: der Unterschied zwischen einer passiven Dateiablage und einer wirklich digitalen HR-Zentrale liegt darin, dass das System aktiv mitdenkt, Fristen im Blick behält und Prozesse unterstützt – anstatt Dokumente nur stumm aufzubewahren.
Der nächste Hebel: Digitale Zustellung mit postbox HR
Die digitale Akte ist das sichere Archiv, aber wie landen Dokumente bei Mitarbeitenden? Genau hier kommt postbox HR ins Spiel: Die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen & Co. anstelle von Drucken, Falten, Kuvertieren und Frankieren. Ein einziger Klick ersetzt einen ganzen Vormittag an Drucker und Kuvertiermaschine, Prozesskosten sinken um bis zu 90%, weil Porto, Papier, Toner und Wartung entfallen.
Der 7-Schritte-Plan für die Einführung der digitalen Personalakte mit PLUSpoint HR
Ihre Digitalisierungs-Checkliste
Schritt 1: Ist-Analyse – welche Aktenbereiche müssen digitalisiert werden – wo sind die Akten?
Schritt 2: Ziele definieren – welcher Bereich soll umgestellt werden?
Schritt 3: Altakten – entscheiden, ob einscannen oder nicht
Schritt 4: System d.velop documents bestellen
Schritt 5: Berechtigungen planen – wer darf was sehen? –> Berechtigungskonzept aufsetzen
Schritt 6: Teams vorbereiten – HR-User und andere Abteilungen schulen
Schritt 7: System ausrollen – ein System ist wichtig!
