Die smarte Lösung für Ihre
digitale Zustellung von Lohndokumenten
Effizienz steigern, Kosten senken, Zufriedenheit erhöhen! Starten Sie jetzt mit Ihrer digitalen Zustellung von Lohndokumenten.
Mit postbox HR können Sie ganz einfach und sicher Unterlagen wie Lohnabrechnungen und Arbeitgeber- / HR-Dokumente als digitale Post an Ihre Mitarbeitenden versenden.
Papierberge, manuelle Prozesse und versteckte Kosten: Die herkömmliche Verarbeitung von Gehaltsdokumenten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Stellen Sie sich stattdessen vor Ihren Mitarbeitenden die Gehaltsabrechnung digital zur Verfügung zu stellen – ohne Drucken, Kuvertieren und Verschicken. Mit postbox HR von PLUSpoint HR geht das nicht nur schneller, sondern auch fehlerfrei und sicher.
Klassischer Prozess vs. Digitaler Turbo
Erfahren Sie, wie einfach die digitale Lohnabrechnung sein kann, wenn Sie nur den Schalter umlegen
Nachhaltigkeit auf Knopfdruck
Wie funktioniert die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen und Dokumenten?
Mit der Nutzung von postbox HR erhält jeder Mitarbeitende einen persönlichen digitalen Postkasten im Web – welchen er auf Lebenszeit behält! Dieser digitale Postkasten empfängt und archiviert ankommende Lohnabrechnungen und Dokumente. Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit per iOS- / Android-App oder per Webbrowser darauf zuzugreifen. Mit unserem cloudbasierten Service können Sie eine Fülle an Dokumenten (siehe FAQ) einfach und DSGVO-konform an Ihre Mitarbeitenden zustellen.
1. Schritt
Lohnabrechnungen / Dokumente erstellen
Sie oder die Lohnexperten von PLUSpoint HR erstellen wie gewohnt die Entgeltabrechnung in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.
2. Schritt
Lohnabrechnungen / Dokumente „drucken“
Im zweiten Schritt importieren Sie die zuvor erzeugten Dokumente in unser cloudbasiertes Zustellprogramm. Entweder mithilfe eines virtuellen Druckservice, per API oder per cloudbasierter Admin-Konsole.
3. Schritt
Intelligente Zuordnung und digitale Bereitstellung
Die hochgeladenen Lohnabrechnungen / Dokumente werden anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen dem jeweiligen Arbeitnehmer automatisch zugeordnet und in seinem digitalen Dokumenten Postkasten bereitgestellt und archiviert.
4. Schritt
Zustellung der Lohnabrechnungsunterlagen und Dokumente
Ihr Arbeitnehmer bekommt eine Push-Benachrichtigung auf seinem Smartphone, sofern Ihre iOS / Android App installiert ist. Alternativ kann per Webbrowser auf den digitalen Postkasten zugegriffen werden.
PLUSpoint HR unterstützt Sie!
Reguläre Postzustellung + Hybride Post
Sollten sich Mitarbeitende gegen die digitale Dokumentenzustellung entscheiden – werden ihnen die Lohnabrechnung oder das Dokument einfach weiterhin per Post zugestellt, dank unseres hauseigenen Druckservice. Eine hybride Postzustellung (also sowohl digital als auch postalisch) ist ebenfalls möglich und umsetzbar. Sie entscheiden – wir liefern, auch komplett digital.
Lohnabrechnung:
einfach digital zustellen
postbox HR bietet Ihnen eine umfassende Lösung, um Ihre Lohnabrechnung digital abzuwickeln. Wir haben alle wichtigen Funktionen in einer Plattform gebündelt, damit Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall auf die digitalen Lohndokumente zugreifen können.
Persönliches Postfach
Jeder Mitarbeitende erhält einen individuellen Zugang.
App & Webzugang
Ob per Smartphone, Tablet oder PC: Ihre Lohnabrechnung digital immer griffbereit.
Teilen mit Steuerberater & Co.
Geschützter Dokumenten-Sharing mit Passwort, Verschlüsselung und Ablaufdatum.
Lebenslanger Zugriff &
2 GB Speicher
Dokumente bleiben über den gesamten Beschäftigungszeitraum und danach verfügbar.
Schnelle Registrierung
In wenigen Schritten zum sicheren Postfach.
Doppelte Verschlüsselung
Zusätzliche Sicherheit durch AES-256-bit und RSA-4096-bit Verschlüsselungsverfahren.
2-Faktor-Authentifizierung
Zwei-Faktor-Authentifizierung für maximalen Schutz .
Volle Sicherheit für Ihre digitale Gehaltsabrechnung
Stellen Sie sich einen Tresor mit drei massiven Verriegelungen vor – so schützt postbox HR Ihre Daten:
EU-DSGVO-sicher
Garantiert persönliche Zustellung und Einhaltung aller Datenschutzstandards.
Zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland
Rechenzentrum mit Standort in Deutschland und ISO 27001 Zertifizierung – sicher, geprüft und standorttreu.
Starke Verschlüsselung
Ihre digitalen Lohndokumente sind durch modernste Verfahren geschützt.
Timeline der Einführung
Ein reibungsloser Umstieg auf ein digitales Zustellungssystem für Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordert eine klare Struktur und die richtige Kommunikation. Unsere erprobte Vorgehensweise sorgt dafür, dass alle Beteiligten – vom Betriebsrat bis zu den Mitarbeitenden – optimal abgeholt und ongeboardet werden.
Unsere Produkteinführung ist schnell und effizient – postbox HR lässt sich in kürzester Zeit produktiv nutzen.
Ankündigung & Vorbereitung
Kommunizieren Sie frühzeitig den Umstieg auf eine digitale Zustellung von Lohndokumenten an alle Beteiligten
Betriebsrat & interne Abstimmung
Binden Sie frühzeitig Betriebsrat, Marketing und Führungskräfte ein – als Sprachrohr zu Ihren Mitarbeitenden
Technische Integration & Testphase
Wir stellen gemeinsam sicher, dass alle Systeme funktionieren und reibungslos kommunizieren
Livegang & Onboarding der Mitarbeitenden
Zugänge werden freigeschaltet, die Einweisung folgt – für HR-User und auf Wunsch auch für Mitarbeitende.
Zustellung
Erste digitale Zustellung aller Lohnabrechnungsdokumente
Kontrolle & Nachbereitung
Holen Sie Feedback bei Ihren Mitarbeitenden ein, klären Sie offene Fragen – wir stehen Ihnen zur Seite!
Timeline der Einführung
Ein reibungsloser Umstieg auf ein digitales Zustellungssystem für Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordert eine klare Struktur und die richtige Kommunikation. Unsere erprobte Vorgehensweise sorgt dafür, dass alle Beteiligten – vom Betriebsrat bis zu den Mitarbeitenden – optimal abgeholt und ongeboardet werden.
Unsere Produkteinführung ist schnell und effizient – postbox HR lässt sich in kürzester Zeit produktiv nutzen.
Ankündigung & Vorbereitung
Kommunizieren Sie frühzeitig den Umstieg auf eine digitale Zustellung von Lohndokumenten an alle Beteiligten
Betriebsrat & interne Abstimmung
Binden Sie frühzeitig Betriebsrat, Marketing und Führungskräfte ein – als Sprachrohr zu Ihren Mitarbeitenden
Technische Integration & Testphase
Wir stellen gemeinsam sicher, dass alle Systeme funktionieren und reibungslos kommunizieren
Livegang & Onboarding der Mitarbeitenden
Zugänge werden freigeschaltet, die Einweisung folgt – für HR-User und auf Wunsch auch für Mitarbeitende.
Zustellung
Erste digitale Zustellung aller Lohnabrechnungsdokumente
Kontrolle & Nachbereitung
Holen Sie Feedback bei Ihren Mitarbeitenden ein, klären Sie offene Fragen – wir stehen Ihnen zur Seite!
Weniger Arbeit garantiert!
Stammdatenpflege wird für Sie als Arbeitgeber auf ein Minimum reduziert
Ihre Mitarbeitenden verwalten jeweils Ihren eigenen digitalen Postkasten. Somit entfällt das Anlegen und Verwalten von Empfängern für Sie. Selbst wenn ein Mitarbeitender einmal aus Ihrem Unternehmen ausscheidet – behält er weiter Zugriff auf seinen digitalen Postkasten sowie all seine Dokumente und Lohnabrechnungen. Eine Löschung des digitalen Postkasten kann nur vom Arbeitnehmer selbst durchgeführt werden.
Wie funktioniert die
Benutzerregistrierung?
Jeder Mitarbeitende wird einmalig mit seiner Personalnummer angelegt – daraufhin wird ein Benutzername und Passwort generiert, welches einmalig zur Registrierung verwendet werden kann. Ihre Mitarbeitende bekommen diese Information per Brief mitgeteilt und haben nun die Möglichkeit, ihre Account-Registrierung per Smartphone, PC oder Tablet abzuschließen.
Effizienz steigern, Risiken minimieren
Vorteile der digitalen Zustellung von Lohndokumenten
Die digitale Zustellung von Ihren Lohn- und HR-Dokumenten mit einer zuverlässigen Lösung wie postbox HR bietet zahlreiche Vorteile.
Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Höchste Sicherheit
Durch die digitale Zustellung Ihrer Lohn- und HR-Dokumente mit postbox HR gewährleisten Sie höchste Sichereheitsstandards. Die Zustellung der Dokumente erfolgt grundsätzlich verschlüsselt. Jedes Dokument kann zusätzlich mit einem weiteren, personenbezogenen Schlüssel gesichert werden. So sind Ihre Dokumente stets sicher zugestellt und archiviert.
Kluges Konzept
Mit unserer Lösung für die digitale Zustellung reicht eine einmalige Registrierung – die Nutzung bleibt für jeden Arbeitnehmer kostenfrei und unbegrenzt. Dadurch sparen Sie Aufwand bei der Verwaltung und ermöglichen Ihren Mitarbeitenden eine komfortable und effiziente Art der Dokumentenverwaltung.
Zeitersparnis
Durch die digitale Zustellung Ihrer Lohn- und HR-Dokumente entfällt der zeitintensive Prozess des Druckens, Kuvertierens und Versendens. So gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Kernaufgaben und erhöhen gleichzeitig die Effizienz Ihrer Personalverwaltung mit postbox HR.
Kinderleicht
Die digitale Zustellung Ihrer Lohn- und HR-Dokumente mit postbox HR macht die Verwaltung so einfach wie noch nie. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche können Dokumente problemlos zugestellt werden. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
EU-DSGVO sicher
Unser Service für die digitale Zustellung mit postbox HR stellt die vollständige Einhaltung der EU-DSGVO sicher. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert, die höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Damit sind Ihre sensiblen Informationen optimal geschützt.
Geringe Kosten
Mit der digitalen Zustellung Ihrer Lohn- und HR-Dokumente sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten. Die Einsparungen gegenüber dem herkömmlichen Drucken, Kuvertieren und Versenden machen sich schnell bezahlt – eine wirtschaftliche Lösung, die sich rechnet.
Anwendungsfälle
digitaler Zustellungssysteme
Überall, wo Lohn- und Personaldokumente verwaltet werden, kann postbox HR die Prozesse vereinfachen. Über unsere sichere Cloud-Lösung greifen alle Institutionen auf ihre eigenen Instanzen zu: Nicht alle liegen in einer gemeinsamen Datenbank, sondern erhalten eine individuelle Umgebung, um höchste Sicherheit zu garantieren.
360° HR Blog
5 Vorteile der digitalen Unternehmenspost
Treiben Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran und binden Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein! Entdecken Sie in unserem Blogartikel die 5 Vorteile von digitaler Unternehmenspost und erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten können. Jetzt lesen und profitieren!
Überzeugen Sie sich selbst
Gemeinsam durchstarten – ohne Umwege!
Während sich viele Unternehmen noch mit umständlichen Prozessen herumschlagen, bietet sich eine einfache und sichere Lösung an: Die digitale Zustellung von Lohn- und HR-Dokumente mit postbox HR. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern überzeugt auch durch einen standardisierten Workflow.
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre HR-Aufgaben effizienter zu gestalten. Unsere Lösung von PLUSpoint HR ermöglicht es Ihnen, Gehaltsabrechnungen und wichtige Dokumente schnell und sicher zu versenden – ohne komplizierte Umwege. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche.
Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der digitalen Zustellung von Lohndokumenten. Lassen Sie sich unverbindlich beraten und erfahren Sie, wie einfach es ist, Ihre HR-Prozesse zu optimieren.
ROI-Betrachtung
digitale
Zustellung mit postbox HR
Die digitale Zustellung Ihrer Lohn- und HR-Dokumente mit postbox HR spart im Vergleich zum analogen Prozess erheblich Zeit und Kosten. Das ROI-Diagramm zeigt Ihnen, wie effizient dieser moderne Ansatz ist. Besonders die hohen Portokosten entfallen komplett, während zeitintensive Arbeitsschritte wie Drucken, Kuvertieren und Versenden überflüssig werden. So profitieren Sie von einer schlanken, sicheren Lösung und optimieren gleichzeitig nachhaltig Ihre internen Prozesse.
digitale Zustellung mit postbox HR
Gerätekosten Drucker
Gerätekosten Kuvertiermaschine
Materialkosten
Lohnkosten der in den Prozess involvierten Mitarbeitenden
Portokosten
Digitaler Turbo vs.
analoger Prozess
Persönlich beraten lassen
Ihre postbox HR Expertin:
Astrid Meyer-Häupler
Lassen Sie uns der verlängerte Arm Ihrer Personalabteilung werden, denn wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Zustellung Ihrer Lohndokumente mit unserer Lösung postbox HR.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was PLUSpoint HR für Sie tun kann.
Die wichtigsten Fragen vorab beantwortet
Häufig gestellte Fragen
Wie sicher ist das digitale Versenden von Lohnabrechnungen und der digitale Postkasten?
Wir setzen modernste Sicherheitspraktiken ein, um einen sicheren Upload, eine sichere Archivierung sowie einen sicheren Download zu ermöglichen. Lohnabrechnungen werden sowohl verschlüsselt übermittelt als auch verschlüsselt archiviert (Transport- und Ablageverschlüsselung) und werden ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert – 100% sicher und DSGVO-konform. Zu keiner Zeit sind Dokumente für Dritte lesbar.
Darf ich Lohnabrechnungen einfach digital versenden als Arbeitgeber?
Laut § 108 GewO besteht kein generelles Recht auf die Papierform. Die Lohnabrechnung muss lediglich in Textform erfolgen. Sofern Ihr Unternehmen einen Betriebsrat besitzt, sollte dieser zuvor konsultiert werden. Es kann sein, dass Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Vorschriften beinhalten – die eine Postzustellung erfordert.
Funktioniert diese Lösung nur mit bestimmten Lohnabrechnungsprogrammen?
Nein. Unsere Lösung ist mit jeder beliebigen Lohnabrechnungssoftware in Deutschland kompatibel. Sie müssen auch nicht Kunde von PLUSpoint HR sein, um unseren Service nutzen zu können. Sie können diesen Service jederzeit einzeln erwerben. Es können auch beliebige andere HR-Dokumente digital zugestellt werden.
Müssen wir intern Änderungen an unserer Lohnabrechnungssoftware durchführen?
Nein. Eine Änderung an vorgelagerten Systemen / Software ist nicht notwendig. Sie erstellen lediglich eine digitale Druckdatei als PDF – welche in unsere cloudbasierte Zustellplattform geladen wird. Entweder per virtuellen Druckservice, per händischen Upload oder per API.
Wir möchten gerne alle Dokumente digital an unsere Mitarbeiter versenden. Ist so eine digitale Post umsetzbar?
Ja, das können Sie. Unsere Lösung ist nicht auf das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen limitiert. Sie haben die Möglichkeit, jegliche Art* von Dokumenten als digitale Post an ihre Mitarbeiter zu versenden.
*Kündigungsschreiben können vorerst nicht digital zugestellt werden.
Welche Dokumente können wir als Arbeitgeber mit dieser Lösung elektronisch versenden?
Unter anderem können folgende Dokumente bequem digital zugestellt werden: Kündigungsbestätigung (keine Kündigungen), Nebenjobbestätigung, Geburtstagsgrüße, Arbeitsbescheinigungen, Dokumente zur Elternzeit, Hygieneschulungen, Bescheinigungen zu Prämien, Zeitnachweise, Informationen zur Kurzarbeit, Infoschreiben zur Urlaubsabfrage, Impfstatusabfragen, Infoschreiben zu Quarantäne und Lohnfortzahlung, Arbeitszeitänderung und viele weitere Dokumente.
Ist eine digitale Lohnabrechnung überhaupt rechtsgültig?
Ja, gemäß § 108 GewO genügt die Textform, die auch digital erfüllt werden kann.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender keine digitale Lösung möchte?
In Ausnahmefällen kann die Abrechnung weiterhin in Papierform versendet oder persönlich übergeben werden. So bleiben Sie flexibel.
Wie sicher sind unsere Daten wirklich?
Wir speichern alle Daten in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und arbeiten mit modernsten Verschlüsselungstechnologien. Zudem setzen wir auf 2-Faktor-Authentifizierung.
Entstehen Mehrkosten durch die Lohnabrechnung App?
Die Kostenstruktur ist transparent. Häufig sparen Sie sogar, weil Druck, Papier, Porto und Arbeitszeit für manuelle Prozesse wegfallen.
Wie aufwendig ist die Umstellung?
Wir unterstützen Sie beim Onboarding mit klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Bei Fragen steht unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Was passiert mit den Dokumenten nach dem Austritt eines Mitarbeitenden?
Der persönliche Account bleibt erhalten. Die ehemaligen Mitarbeitenden können weiterhin auf Ihre digitalen Lohndokumente zugreifen, ohne Aufwand für Sie.
Funktioniert die digitale Gehaltsabrechnung auch mobil?
Ja, mit unserer benutzerfreundlichen Lohnabrechnung App und dem Webzugang sind Gehalts- und Personaldokumente überall verfügbar.
