postbox HR - digitale Dokumentzustellung

Lohnabrechnungen und Dokumente digital zustellen. Einfach und sicher.

Lernen Sie die Vorteile unseres digitalen Postkasten kennen. Lohnabrechnungen und Arbeitgeber-/ HR-Dokumente in nur 4 einfachen Schritten als digitale Post an Mitarbeiter versenden.

Jetzt unverbindlich anfragen >

Hosting in Deutschland und DSGVO Konform
Nachhaltigkeit auf Knopfdruck

Wie funktioniert die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen und Dokumenten?

Durch die Nutzung unserer postbox HR erhält jeder Mitarbeiter einen digitalen Postkasten im Web (ähnlich eines E-Mail-Konto) - welcher er auf Lebenszeit behält! Dieser digitale Postkasten empfängt und archiviert ankommende Lohnabrechnungen und Dokumente. Ihr Mitarbeiter hat die Möglichkeit per iOS, Android App oder per Webbrowser darauf zuzugreifen. Mit unserem cloudbasierten Service können Sie eine Fülle an Dokumenten (siehe FAQ) einfach und bequem digital an Ihre Mitarbeiter:innen zustellen inkl. rechtlich gültigen Zustellnachweis.

Lohnabrechnungen

Schritt 1

Lohnabrechnungen/ Dokumente erstellen

Sie oder PLUSpoint HR erstellen wie gewohnt die Lohnabrechnung in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.

✓ Es spielt dabei keine Rolle, welches Lohnabrechnungsprogramm Sie nutzen.

✓ Es können auch andere Dokumente wie Informationsschreiben (siehe FAQ) zugestellt werden.


Virtueller Druckservice

Schritt 2

Lohnabrechnungen/ Dokumente "drucken"

Im zweiten Schritt importieren Sie die zuvor erzeugten Dokumente in unser cloudbasiertes Zustellprogramm. Entweder mithilfe eines virtuellen Druckservice, per API oder per cloudbasierter Admin-Konsole.

✓ Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden - alles passiert immer 100% sicher. 


Intelligente Zuordnung

Schritt 3

Intelligente Zuordnung und digitale Bereitstellung

Die hochgeladenen Lohnabrechnungen/ Dokumente werden anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen dem jeweiligen Arbeitnehmer automatisch zugeordnet und in seinem digitalen Dokumenten Postkasten bereitgestellt und archiviert. Sie erhalten daraufhin direkt einen rechtlich gültigen Zustellnachweis.

✓ Dieser Prozess ist vollkommen automatisiert und benötigt kein zu tun Ihrerseits.

✓ Zustellungen können auf Wunsch auch terminiert werden und eine Zustellung erfolgt erst an einem bestimmten Tag.

 


Lohnabrechnung herunterladen

Schritt 4

Download der Lohnabrechnung/ Dokumente

Ihr Arbeitnehmer bekommt eine Push-Benachrichtigung auf seinem Smartphone, sofern Ihre iOS/ Android App installiert ist. Alternativ kann per Webbrowser auf den digitalen Postkasten zugegriffen werden.

✓ Wir gestalten Ihre iOS/ Android App auf Wunsch in Ihrem Corporate Design für ein noch besseres und erfolgreicheres Employer Branding. 

 

Reguläre Postzustellung + Hybride Post

Sollte sich ein Mitarbeiter gegen die digitale Dokumentzustellung entscheiden - wird ihm die Lohnabrechnung oder das Dokument einfach weiterhin per Post zugestellt dank unseres hauseigenen Druckservice. Eine hybride Postzustellung (also sowohl digital als auch postalisch) ist ebenfalls möglich und umsetzbar.


Interesse an einem Angebot?
Weniger Arbeit garantiert

Stammdatenpflege wird für Sie als Arbeitgeber auf ein Minimum reduziert

Ihre Mitarbeiter verwalten jeweils Ihren eigenen digitalen Postkasten. Somit entfällt das Anlegen und Verwalten von Empfängern für Sie. Selbst wenn ein Mitarbeiter einmal aus Ihrem Unternehmen ausscheidet - behält er weiter Zugriff auf seinen digitalen Postkasten sowie all seine Dokumente und Lohnabrechnungen. Eine Löschung des digitalen Postkasten kann nur vom Nutzer selbst durchgeführt werden.

Digitale Dokumentzustellung - Benutzerregistrierung

Wie funktioniert die Benutzerregistrierung?

Jeder Mitarbeiter wird einmalig mit seiner Personalnummer angelegt - daraufhin wird ein Benutzername und Passwort generiert, welches einmalig zur Registrierung verwendet werden kann. Ihre Mitarbeiter bekommen diese Information per Brief mitgeteilt und haben nun die Möglichkeit, ihre Account-Registrierung per Smartphone, PC oder Tablet abzuschließen.

✓ PLUSpoint HR unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter:innen bei diesem Schritt.


6 Gute Gründe

Die Vorteile, wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen und Dokumente digital zustellen

Weniger Papierchaos, mehr Mitarbeiterzufriedenheit.

Kinderleicht

Einfaches und sicheres Aufbewahren und Teilen von Dokumenten möglich.

Zeitersparnis

Minimaler Zeit- und Personalaufwand für den Arbeitgeber.

Kluges Konzept

Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: Für jeden Nutzer kostenfrei und unbefristet.


Rechtssicherheit

Rechtlich gültiger Zustellnachweis für alle Dokumente.

Geringe Kosten

Enorme Kosteneinsparung gegenüber dem Drucken, Kuvertieren und Versenden.

DSGVO-konform

Hosting in Deutschland nach deutschem Recht und unter Berücksichtigung von modernsten Sicherheitsaspekten.


FAQ - Häufige Fragen

Häufige Fragen zum Thema Lohnabrechnungen und Dokumente digital versenden

Wichtige Fragen und Antworten zum Thema digitale Dokumentzustellung.

Wie sicher ist das digitale Versenden von Lohnabrechnungen und der digitale Postkasten?

 

Wir setzen modernste Sicherheitspraktiken ein, um einen sicheren Upload, eine sichere Archivierung sowie einen sicheren Download zu ermöglichen. Lohnabrechnungen werden sowohl verschlüsselt übermittelt als auch verschlüsselt archiviert (Transport- und Ablageverschlüsselung) und werden ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert - 100% rechtssicher und DSGVO-konform. Zu keiner Zeit sind Dokumente lesbar für Dritte.

Darf ich Lohnabrechnungen einfach digital versenden als Arbeitgeber?

 

Laut § 108 GewO besteht kein generelles Recht auf die Papierform. Die Lohnabrechnung muss lediglich in Textform erfolgen. Sofern Ihr Unternehmen einen Betriebsrat besitzt, sollte dieser zuvor konsultiert werden. Es kann sein, dass Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Vorschriften beinhalten - die eine Postzustellung erfordert.


Funktioniert diese Lösung nur mit bestimmten Lohnabrechnungsprogrammen?

 

Nein. Unsere Lösung ist mit jeder beliebigen Lohnabrechnungssoftware in Deutschland kompatibel. Sie müssen auch nicht Kunde von PLUSpoint HR sein, um unseren Service nutzen zu können. Sie können diesen Service jederzeit einzeln erwerben. Es können auch beliebige andere HR-Dokumente digital zugestellt werden.

Müssen wir intern Änderungen an unserer Lohnabrechnungssoftware durchführen?

 

Nein. Eine Änderung an vorgelagerten Systemen/ Software ist nicht notwendig. Sie erstellen lediglich eine digitale Druckdatei als PDF - welche in unsere cloudbasierte Zustellplattform geladen wird. Entweder per virtuellen Druckservice, per händischen Upload oder per API.


Wir möchten gerne alle Dokumente digital an unsere Mitarbeiter versenden. Ist so eine digitale Post umsetzbar?

 

Ja, das können Sie. Unsere Lösung ist nicht auf das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen limitiert. Sie haben die Möglichkeit, jegliche Art* von Dokumenten als digitale Post an ihre Mitarbeiter zu versenden. 

*Kündigungsschreiben können vorerst nicht digital zugestellt werden.

Welche Dokumente können wir als Arbeitgeber mit dieser Lösung elektronisch versenden?

 

Unter anderem können folgende Dokumente bequem digital zugestellt werden inkl. Zustellnachweis: Kündigungsbestätigung (keine Kündigungen), Nebenjobbestätigung, Geburtstagsgrüße, Arbeitsbescheinigungen, Dokumente zur Elternzeit, Hygieneschulungen, Bescheinigungen zu Prämien, Zeitnachweise, Informationen zur Kurzarbeit, Infoschreiben zur Urlaubsabfrage, Impfstatusabfragen, Infoschreiben zu Quarantäne und Lohnfortzahlung, Arbeitszeitänderung und viele weitere Dokumente. 


5 Vorteile der digitalen Unternehmenspost

Mit digitaler Unternehmenspost die Digitalisierung vorantreiben und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter:innen mit einbinden.

Wechsel zu blog.pluspoint.de


Jetzt unverbindlich anfragen