Lohnabrechnungen digital versenden ist unkompliziert und umweltschonend

Lohnabrechnungen und Dokumente digital zustellen und sparen.

Lernen Sie die Vorteile unseres Digitalen Dokumenten Postkasten kennen. Lohnabrechnungen und Arbeitgeber-/ HR-Dokumente jeglicher Art in nur 4 einfachen Schritten digital an Mitarbeiter versenden.

Hosting in Deutschland und DSGVO Konform
Lohnabrechnung digital zustellen

Wie funktioniert die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen und Dokumenten?

Durch die Nutzung unseres cloudbasierten Service erhält jeder Mitarbeiter einen Digitalen Dokumenten Postkasten im Web (ähnlich eines E-Mail Konto) - welcher er auf Lebenszeit behält! Dieser Digitale Dokumenten Postkasten empfängt und archiviert ankommende Dokumente. Ihr Mitarbeiter hat die Möglichkeit per App (Android/iOS) oder per Web darauf zuzugreifen. Unser Service funktioniert auch mit vielen anderen Dokumenten (siehe FAQ) die Sie gerne elektronisch zustellen möchten und ist nicht exklusiv für die Lohnabrechnung.  

1. Lohnabrechnung/ Dokumente erstellen

Sie oder PLUSpoint HR erstellen wie gewohnt die Lohnabrechnung in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.

✓ Es spielt dabei keine Rolle welches Lohnabrechnungsprogramm Sie nutzen.

✓ Es können auch andere Dokumente wie Informationsschreiben (siehe FAQ) zugestellt werden.


2. Lohnabrechnung/ Dokumente bereitstellen

Im zweiten Schritt importieren Sie die zuvor erzeugten Dokumente in unser cloudbasiertes Zustellprogramm. Natürlich verschlüsselt und rechtssicher!


3. Intelligente Zuordnung und digitale Bereitstellung

Die bereitgestellten Lohnabrechnungen/ Dokumente werden anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet und in seinem Digitalen Dokumenten Postkasten bereitgestellt und archiviert.


4. Download der Lohnabrechnung/ Dokumente

A) Ihr Arbeitnehmer bekommt eine Benachrichtigung auf seinem Smartphone sobald die Lohnabrechnung oder ein Dokumente digital zur Verfügung steht.

✓ Benachrichtigung erfolgt nur bei installierter iOS/ Android App oder alternativ per E-Mail. Ihr Mitarbeiter kann auch per Web-Browser auf seinen Digitalen Dokumenten Postkasten zugreifen.

B) Sollte sich ein Mitarbeiter gegen die digitale Zustellung entscheiden - wird ihm die Lohnabrechnung oder das Dokument einfach weiterhin per Post zugestellt dank unseres hauseigenen Druckservice.


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Welche Vorteile können Sie als Arbeitgeber erwarten, wenn Sie sich für das digitale Versenden von Lohnabrechnungen und Dokumenten mit PLUSpoint HR entscheiden? Wir beraten Sie gerne!

Stammdatenpflege wird für Sie als Arbeitgeber auf ein Minimum reduziert

Ihre Mitarbeiter verwalten jeweils Ihren eigenen Digitalen Dokumenten Postkasten. Somit entfällt das Anlegen und Verwalten von Empfängern für Sie. Ihre Mitarbeiter legen einen Account an mit einem Benutzernamen, E-Mail und Passwort. Selbst wenn ein Mitarbeiter einmal aus Ihrem Unternehmen ausscheidet - behält er weiter Zugriff auf seinen Postkasten. Eine Löschung des digitalen Postkastens kann nur vom Nutzer selber durchgeführt werden.

Vorteile unseres Digitalen Dokumenten Postkasten

Weniger Papierchaos, mehr Mitarbeiterzufriedenheit.

Kinderleicht

Einfaches und sicheres Aufbewahren und Teilen von Dokumenten möglich.

Zeitersparnis

Minimaler Zeit- und Personalaufwand für den Arbeitgeber

Kluges Konzept

Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: Für jeden Nutzer kostenfrei und unbefristet.


Rechtssicherheit

Rechtlich gültiger Zustellnachweis für alle Dokumente.

Geringe Kosten

Enorme Kosteneinsparung gegenüber dem Drucken und Versenden.

DSGVO Konform

Hosting in Deutschland nach deutschem Recht.


Häufige Fragen zum Thema Lohnabrechnungen und Dokumente digital versenden

Wichtige Fragen und Antworten zum Thema Lohnabrechnungen und Dokumente digital versenden.

Wie sicher ist das digitale Versenden von Lohnabrechnungen und der digitale Postkasten?

 

Wir setzen höchste Sicherheitspraktiken ein um ein sicheren Upload und eine sichere Speicherung und Archivierung zu ermöglichen. Lohnabrechnungen werden verschlüsselt übermittelt und werden ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert - 100% rechtssicher und DSGVO Konform. Zu keiner Zeit sind Dokumente offen oder lesbar für Dritte.

Darf ich Lohnabrechnungen einfach digital versenden als Arbeitgeber?

 

Laut § 108 GewO besteht kein generelles Recht auf die Papierform. Die Lohnabrechnung muss lediglich in Textform erfolgen. Sofern Ihr Unternehmen einen Betriebsrat besitzt sollte dieser zuvor konsultiert werden. Es kann sein das Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Vorschriften beinhaltet - die eine postale Zustellung erfordert.


Funktioniert diese Lösung nur mit bestimmten Lohnabrechnungsprogrammen?

 

Grundsätzlich Nein. Unsere Lösung ist mit jeder beliebigen Lohnabrechnungssoftware in Deutschland kompatibel. Sie müssen auch nicht Kunde von PLUSpoint HR sein um unseren Service nutzen zu können. Sie können diesen Service jederzeit einzeln erwerben. Sie können auch beliebige andere HR-Dokumente digital zustellen.

Müssen wir intern Änderungen an unserer Lohnabrechnungssoftware durchführen?

 

Nein. Eine Änderung an vorgelagerten Systemen/ Software ist nicht notwendig. Sie erstellen lediglich eine digitale Druckdatei als PDF - welche in unsere cloudbasierte Zustellplattform geladen wird.


Wir möchten auch andere Dokumente wie z. B. Infoschreiben und nicht nur Lohnabrechnungen elektronisch zustellen. Kann man auch solche Dokumente versenden?

 

Ja, das können Sie. Unsere Lösung ist nicht auf das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen limitiert. Sie haben die Möglichkeit, jegliche Art von Dokumenten elektronisch zu versenden wie z. B. Schreiben vom Betriebsrat an die Mitarbeiter:innen. 

Welche Dokumente können wir als Arbeitgeber mit dieser Lösung elektronisch versenden?

 

Unter anderem können folgende Dokumente bequem digital zugestellt werden inkl. Zustellnachweis: Kündigungsbestätigung (keine Kündigungen), Nebenjobbestätigung, Geburtstagsgrüße, Arbeitsbescheinigungen, Dokumente zur Elternzeit, Hygieneschulungen, Bescheinigungen zu Prämien, Zeitnachweise, Informationen zur Kurzarbeit, Infoschreiben zur Urlaubsabfrage, Impfstatusabfragen, Infoschreiben zu Quarantäne und Lohnfortzahlung, Arbeitszeitänderung, und viele weitere Dokumente. 


Wie funktioniert die Implementierung des Digitalen Dokumenten Postkasten?

Unser Implementierungsprozess zeigt auf, was Sie erwarten können und welche Bestandteile abgearbeitet werden bis zum erfolgreichen Versenden von Lohnabrechnungen und Dokumenten.

Implementierungsprozess Lohnabrechnungen digital zustellen

1. Beratungsgespräch:

  • Im Beratungsgespräch wird besprochen, wie die digitale Zustellung erfolgen soll und was Sie gerne versenden wollen
  • Es sind alle Dokumente möglich, die Sie festlegen
  • Hier wird auch besprochen, ob Sie mit Ihrem Unternehmen komplett digital gehen wollen. Es ist auch möglich digital zu versenden und Mitarbeitern die eine digitale Zustellung ablehnen postalisch Unterlagen zukommen zu lassen.

2. Angebotserstellung:

  • Je nach Anforderung wird Ihnen ein individuelles Angebot erstellt

3. Gespräch zur weiteren Abstimmung:

  • Im Abstimmgespräch werden die Konditionen nochmals durch gesprochen und abschließend festgelegt

4. Kick-Off-Gespräch - Projektstart

  • Im Kick-Off-Gespräch werden Ihre Unternehmensstruktur und Ihre Unternehmensprozesse nochmals beleuchtet, damit diese durch unseren Service bestmöglich optimiert werden können
  • Projektverlauf mit Zeitfestlegung wird definiert
  • Und die Zustelltermine der digitalen Zustellung werden abgestimmt
  • Onboarding der Mitarbeiter wird abgestimmt
  • Anschreiben für Mitarbeiter wird zusammen erstellt

5. Einrichtung der Cloudinstanz:

  • Einrichtung der Plattform inkl. Einrichtung der Vorlagen für den Versand
  • Einrichtung der digitalen Konten für die Mitarbeiter inkl Passwörter für Zugang und verschlüsselten Tresor

6. Einrichtung des Druck-Workflows

  • Die zu versendenden Dokumente werden angelegt
  • Und die Aufsplittung des Druckstroms für die digitale Zustellung oder Druck

7. Unterstützung Go Live - Digitaler Versand

8. PLUSpoint HR druckt und kuvertiert Ihre Dokumente

  • In unserer Druckstraße werden Ihre übrigen Dokumente gedruckt und kuvertiert

9. Versand der Dokumente in die Niederlassung oder direkt an den Mitarbeiter per deutscher Post

 

✔︎ Nach Abschluss steht Ihnen selbstverständlich uneingeschränkt unser Support-Team per Telefon und Ticket-System für jegliche Fragen zur Verfügung.