Lohnabrechnungen digital versenden ist unkompliziert und umweltschonend

Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital zustellen und sparen.

Lernen Sie die Vorteile unseres digitalen Postkastens kennen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen in nur 4 einfachen Schritten digital versenden.

Hosting in Deutschland und DSGVO Konform
Lohnabrechnung digital zustellen

Wie funktioniert die digitale Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen?

Durch die Nutzung unseres cloudbasierten Service erhält jeder Mitarbeiter einen DIGITALEN POSTKASTEN im Web (ähnlich eines E-Mail Konto) - welcher er auf Lebenszeit behält! Dieser digitale Postkasten empfängt und archiviert ankommende Dokumente. Ihr Mitarbeiter hat die Möglichkeit per App (Android/iOS) oder per Web darauf zuzugreifen. Unser Service funktioniert auch mit jeglichen anderen Dokumenten die Sie gerne digital zustellen möchten und ist nicht exklusiv für die Lohnabrechnung.  

1. Lohnabrechnung erstellen

Sie oder PLUSpoint HR erstellen wie gewohnt die Lohnabrechnung in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.

✓ Es spielt dabei keine Rolle welches Abrechnungsprogramm Sie nutzen.

✓ Bestandteil unseres Expert Abrechnungsservice und Premium Abrechnungsservice


2. Lohnabrechnung bereitstellen

Im zweiten Schritt importieren Sie die zuvor erzeugten Dokumente in unser cloudbasiertes Zustellprogramm. Natürlich verschlüsselt und rechtssicher!


3. Intelligente Zuordnung und digitale Bereitstellung

Die bereitgestellten Lohnabrechnungen werden anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet und in seinem digitalen Postkasten bereitgestellt und archiviert.


4. Download der Lohnabrechnung

A) Ihr Arbeitnehmer bekommt eine Benachrichtigung auf seinem Smartphone sobald die Lohnabrechnung digital zur Verfügung steht.

✓ Benachrichtigung erfolgt nur bei installierte App auf dem Smartphone.

✓ Alternativ kann Ihr Mitarbeiter per Web-Browser auf seinen digitalen Postkasten zugreifen.

B) Sollte sich ein Mitarbeiter gegen die digitale Zustellung entscheiden - wird ihm die Lohnabrechnung einfach per Post zugestellt dank unseres Druckservice.


Ich möchte mehr zum digitalen versenden von Lohnabrechnungen erhalten

Jetzt unverbindlich anfragen

Welche Vorteile können Sie als Arbeitgeber erwarten wenn Sie sich für das digitale Versenden von Lohnabrechnungen mit PLUSpoint HR entscheiden? Wir beraten Sie gerne!

Stammdatenpflege wird für Sie als Arbeitgeber auf ein Minimum reduziert

Ihre Mitarbeiter verwalten jeweils Ihren eigenen digitalen Postkasten. Somit entfällt das Anlegen und Verwalten von Empfängern für Sie. Ihre Mitarbeiter legen einen Account an mit einem Benutzernamen, E-Mail und Passwort. Selbst wenn ein Mitarbeiter einmal aus Ihrem Unternehmen ausscheidet - behält er weiter Zugriff auf seinen digitalen Postkasten. Eine Löschung des digitalen Postkastens kann nur vom Nutzer selber durchgeführt werden.

Vorteile unseres digitalen Postkasten

Weniger Papierchaos, mehr Mitarbeiterzufriedenheit.

Kinderleicht

Einfaches und sicheres Aufbewahren und Teilen von Dokumenten möglich.

Zeitersparnis

Minimaler Zeit- und Personalaufwand für den Arbeitgeber

Kluges Konzept

Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: Für jeden Nutzer kostenfrei und unbefristet.


Rechtssicherheit

Rechtlich gültiger Zustellnachweis für alle Dokumente.

Geringe Kosten

Enorme Kosteneinsparung gegenüber dem Drucken und Versenden.

DSGVO Konform

Hosting in Deutschland nach deutschem Recht.


Häufige Fragen

Wichtige Fragen und Antworten zum Thema Lohnabrechnungen digital versenden.

Wie sicher ist das digitale Versenden von Lohnabrechnungen und der digitale Postkasten?

 

Wir setzen höchste Sicherheitspraktiken ein um ein sicheren Upload und eine sichere Speicherung und Archivierung zu ermöglichen. Lohnabrechnungen werden verschlüsselt übermittelt und werden ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert - 100% rechtssicher und DSGVO Konform. Zu keiner Zeit sind Dokumente offen oder lesbar für Dritte.

Darf ich Lohnabrechnungen einfach digital versenden als Arbeitgeber?

 

Laut § 108 GewO besteht kein generelles Recht auf die Papierform. Die Lohnabrechnung muss lediglich in Textform erfolgen. Sofern Ihr Unternehmen einen Betriebsrat besitzt sollte dieser zuvor konsultiert werden. Es kann sein das Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Vorschriften beinhaltet - die eine postale Zustellung erfordert.


Funktioniert diese Lösung nur mit bestimmten Lohnabrechnungsprogrammen?

 

Grundsätzlich Nein. Unsere Lösung ist mit jeder beliebigen Lohnabrechnungssoftware in Deutschland kompatibel. Sie müssen auch nicht Kunde von PLUSpoint HR sein um unseren Service nutzen zu können. Sie können diesen Service jederzeit einzeln erwerben. 

Müssen wir intern Änderungen an unserer Lohnabrechnungssoftware durchführen?

 

Nein. Eine Änderung an vorgelagerten Systemen/ Software ist nicht notwendig. Sie erstellen lediglich eine digitale Druckdatei als PDF - welche in unsere cloudbasierte Zustellplattform geladen wird.


Wie funktioniert die Implementierung?

Unser Implementierungsprozess zeigt auf, was Sie erwarten können und welche Bestandteile abgearbeitet werden bis zum Go-Live.

Implementierungsprozess Lohnabrechnungen digital zustellen

1. Beratungsgespräch:

  • Im Beratungsgespräch wird besprochen, wie die digitale Zustellung erfolgen soll und was Sie gerne versenden wollen
  • Es sind alle Dokumente möglich, die Sie festlegen
  • Hier wird auch besprochen, ob Sie mit Ihrem Unternehmen komplett digital gehen wollen. Es ist auch möglich digital zu versenden und Mitarbeitern die eine digitale Zustellung ablehnen postalisch Unterlagen zukommen zu lassen.

2. Angebotserstellung:

  • Je nach Anforderung wird Ihnen ein individuelles Angebot erstellt

3. Gespräch zur weiteren Abstimmung:

  • Im Abstimmgespräch werden die Konditionen nochmals durch gesprochen und abschließend festgelegt

4. Kick-Off-Gespräch - Projektstart

  • Im Kick-Off-Gespräch werden Ihre Unternehmensstruktur und Ihre Unternehmensprozesse nochmals beleuchtet, damit diese durch unseren Service bestmöglich optimiert werden können
  • Projektverlauf mit Zeitfestlegung wird definiert
  • Und die Zustelltermine der digitalen Zustellung werden abgestimmt
  • Onboarding der Mitarbeiter wird abgestimmt
  • Anschreiben für Mitarbeiter wird zusammen erstellt

5. Einrichtung der Cloudinstanz:

  • Einrichtung der Plattform inkl. Einrichtung der Vorlagen für den Versand
  • Einrichtung der digitalen Konten für die Mitarbeiter inkl Passwörter für Zugang und verschlüsselten Tresor

6. Einrichtung des Druck-Workflows

  • Die zu versendenden Dokumente werden angelegt
  • Und die Aufsplittung des Druckstroms für die digitale Zustellung oder Druck

7. Unterstützung Go Live - Digitaler Versand

8. PLUSpoint HR druckt und kuvertiert Ihre Dokumente

  • In unserer Druckstraße werden Ihre übrigen Dokumente gedruckt und kuvertiert

9. Versand der Dokumente in die Niederlassung oder direkt an den Mitarbeiter per deutscher Post

 

✔︎ Nach Abschluss steht Ihnen selbstverständlich uneingeschränkt unser Support-Team per Telefon und Ticket-System für jegliche Fragen zur Verfügung.