Lohnabrechnungen und Dokumente digital zustellen
Mit postbox HR Lohnabrechnungen und Arbeitgeber-/ HR-Dokumente einfach und rechtssicher als digitale Post an Mitarbeiter versenden.
Sie wollen mehr erfahren? Dann klicken Sie auf unser postbox HR Video!
Wie funktioniert die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen und Dokumenten?
Mit der Nutzung von postbox HR erhält jeder Mitarbeiter einen digitalen Postkasten im Web (ähnlich eines E-Mail-Konto) - welcher er auf Lebenszeit behält! Dieser digitale Postkasten empfängt und archiviert ankommende Lohnabrechnungen und Dokumente. Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit per iOS-/ Android-App oder per Webbrowser darauf zuzugreifen. Mit unserem cloudbasierten Service können Sie eine Fülle an Dokumenten (siehe FAQ) einfach und DSGVO-konform an Ihre Mitarbeiter:innen zustellen inkl. rechtlich gültigen Zustellnachweis.
Schritt 1
Lohnabrechnungen/ Dokumente erstellen
Sie oder PLUSpoint HR erstellen wie gewohnt die Lohnabrechnung in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.
✓ Es spielt dabei keine Rolle, welches Lohnabrechnungsprogramm Sie nutzen.
✓ Es können auch andere Dokumente wie Informationsschreiben (siehe FAQ) zugestellt werden.
Schritt 2
Lohnabrechnungen/ Dokumente "drucken"
Im zweiten Schritt importieren Sie die zuvor erzeugten Dokumente in unser cloudbasiertes Zustellprogramm. Entweder mithilfe eines virtuellen Druckservice, per API oder per cloudbasierter Admin-Konsole.
✓ Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden - alles passiert immer 100% sicher.
Schritt 3
Intelligente Zuordnung und digitale Bereitstellung
Die hochgeladenen Lohnabrechnungen/ Dokumente werden anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen dem jeweiligen Arbeitnehmer automatisch zugeordnet und in seinem digitalen Dokumenten Postkasten bereitgestellt und archiviert. Sie erhalten daraufhin direkt einen rechtlich gültigen Zustellnachweis.
✓ Dieser Prozess ist vollkommen automatisiert und benötigt kein zu tun Ihrerseits.
✓ Zustellungen können auf Wunsch auch terminiert werden und eine Zustellung erfolgt erst an einem bestimmten Tag.
Schritt 4
Download der Lohnabrechnung/ Dokumente
Ihr Arbeitnehmer bekommt eine Push-Benachrichtigung auf seinem Smartphone, sofern Ihre iOS/ Android App installiert ist. Alternativ kann per Webbrowser auf den digitalen Postkasten zugegriffen werden.
✓ Wir gestalten Ihre iOS/ Android App auf Wunsch in Ihrem Corporate Design für ein noch besseres und erfolgreicheres Employer Branding.
Reguläre Postzustellung + Hybride Post
Sollte sich ein Mitarbeiter gegen die digitale Dokumentenzustellung entscheiden - wird ihm die Lohnabrechnung oder das Dokument einfach weiterhin per Post zugestellt dank unseres hauseigenen Druckservice. Eine hybride Postzustellung (also sowohl digital als auch postalisch) ist ebenfalls möglich und umsetzbar.
„Ich beantworte Ihnen gerne alle Fragen rund um das Thema digitale Dokumentenzustellung mit postbox HR."
Stammdatenpflege wird für Sie als Arbeitgeber auf ein Minimum reduziert
Ihre Mitarbeiter verwalten jeweils Ihren eigenen digitalen Postkasten. Somit entfällt das Anlegen und Verwalten von Empfängern für Sie. Selbst wenn ein Mitarbeiter einmal aus Ihrem Unternehmen ausscheidet - behält er weiter Zugriff auf seinen digitalen Postkasten sowie all seine Dokumente und Lohnabrechnungen. Eine Löschung des digitalen Postkasten kann nur vom Arbeitnehmer selbst durchgeführt werden.
Wie funktioniert die Benutzerregistrierung?
Jeder Mitarbeiter wird einmalig mit seiner Personalnummer angelegt - daraufhin wird ein Benutzername und Passwort generiert, welches einmalig zur Registrierung verwendet werden kann. Ihre Mitarbeiter bekommen diese Information per Brief mitgeteilt und haben nun die Möglichkeit, ihre Account-Registrierung per Smartphone, PC oder Tablet abzuschließen.
✓ PLUSpoint HR unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter:innen bei diesem Schritt.
Die Vorteile, wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen und Dokumente digital zustellen
Weniger Papierchaos, mehr Mitarbeiterzufriedenheit.
Kinderleicht
Einfaches und sicheres Aufbewahren und Teilen von Dokumenten möglich.
Zeitersparnis
Minimaler Zeit- und Personalaufwand für den Arbeitgeber.
Kluges Konzept
Einmalige Registrierung – lebenslange Nutzung: Für jeden Arbeitnehmer kostenfrei und unbefristet.
Rechtssicherheit
Rechtlich gültiger Zustellnachweis für Lohnabrechnungen und Dokumente.
Geringe Kosten
Enorme Kosteneinsparung gegenüber dem Drucken, Kuvertieren und Versenden.
DSGVO-konform
Hosting in Deutschland nach deutschem Recht und unter Berücksichtigung von modernsten Sicherheitsaspekten.
Häufige Fragen zum Thema Lohnabrechnungen und Dokumente digital versenden
Wichtige Fragen und Antworten zum Thema digitale Dokumentenzustellung mit postbox HR.
Wie sicher ist das digitale Versenden von Lohnabrechnungen und der digitale Postkasten?
Wir setzen modernste Sicherheitspraktiken ein, um einen sicheren Upload, eine sichere Archivierung sowie einen sicheren Download zu ermöglichen. Lohnabrechnungen werden sowohl verschlüsselt übermittelt als auch verschlüsselt archiviert (Transport- und Ablageverschlüsselung) und werden ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert - 100% rechtssicher und DSGVO-konform. Zu keiner Zeit sind Dokumente lesbar für Dritte.
Darf ich Lohnabrechnungen einfach digital versenden als Arbeitgeber?
Laut § 108 GewO besteht kein generelles Recht auf die Papierform. Die Lohnabrechnung muss lediglich in Textform erfolgen. Sofern Ihr Unternehmen einen Betriebsrat besitzt, sollte dieser zuvor konsultiert werden. Es kann sein, dass Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Vorschriften beinhalten - die eine Postzustellung erfordert.
Funktioniert diese Lösung nur mit bestimmten Lohnabrechnungsprogrammen?
Nein. Unsere Lösung ist mit jeder beliebigen Lohnabrechnungssoftware in Deutschland kompatibel. Sie müssen auch nicht Kunde von PLUSpoint HR sein, um unseren Service nutzen zu können. Sie können diesen Service jederzeit einzeln erwerben. Es können auch beliebige andere HR-Dokumente digital zugestellt werden.
Müssen wir intern Änderungen an unserer Lohnabrechnungssoftware durchführen?
Nein. Eine Änderung an vorgelagerten Systemen/ Software ist nicht notwendig. Sie erstellen lediglich eine digitale Druckdatei als PDF - welche in unsere cloudbasierte Zustellplattform geladen wird. Entweder per virtuellen Druckservice, per händischen Upload oder per API.
Wir möchten gerne alle Dokumente digital an unsere Mitarbeiter versenden. Ist so eine digitale Post umsetzbar?
Ja, das können Sie. Unsere Lösung ist nicht auf das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen limitiert. Sie haben die Möglichkeit, jegliche Art* von Dokumenten als digitale Post an ihre Mitarbeiter zu versenden.
*Kündigungsschreiben können vorerst nicht digital zugestellt werden.
Welche Dokumente können wir als Arbeitgeber mit dieser Lösung elektronisch versenden?
Unter anderem können folgende Dokumente bequem digital zugestellt werden inkl. Zustellnachweis: Kündigungsbestätigung (keine Kündigungen), Nebenjobbestätigung, Geburtstagsgrüße, Arbeitsbescheinigungen, Dokumente zur Elternzeit, Hygieneschulungen, Bescheinigungen zu Prämien, Zeitnachweise, Informationen zur Kurzarbeit, Infoschreiben zur Urlaubsabfrage, Impfstatusabfragen, Infoschreiben zu Quarantäne und Lohnfortzahlung, Arbeitszeitänderung und viele weitere Dokumente.
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