Digitale Post - Dokumente digital an Mitarbeiter versenden

Haben Sie schon einmal überlegt, wie viele Schritte zwischen der Erstellung der Lohnabrechnung und dem Abheften der Lohnabrechnung beim Mitarbeiter zu Hause erfolgen?

 

Abrechnen – drucken – sortieren – kuvertieren und dann verteilen, oder vielleicht direkt an den Mitarbeiter aushändigen? Ggf. doch erst an die jeweiligen Abteilungen auf X Etagen verteilen? Oder nochmals verpacken und erst an eine externe Niederlassung schicken?

 

Je nach Situation fallen eine ganze Reihe an Schritten an, bis Ihre Mitarbeiter den Briefumschlag in Händen halten, diesen aufreißen, wegwerfen und die Abrechnung in einem Ordner ablegen bzw. sich Arbeit machen, um diesen selber zu digitalisieren und abzuspeichern.

 

Dass dieser Prozess weder nachhaltig ist, noch effizient, braucht wenig Erläuterung. Wir von PLUSpoint HR, streben nicht nur intern nach einer papierlosen Zukunft, sondern versuchen auch unseren Kunden bereits heute, mit einfach und unkomplizierten Lösungen dabei zu helfen – Papier einzusparen.

 

Wie funktioniert die digitale Post genau?

Mit der digitalen Gehaltszustellung und unserem digitalen Postkasten machen wir den ersten Schritt. Wir stellen Ihren Mitarbeitern ein Konto mit einem eigenen Aktivierungscode zur Verfügung. In dem Moment, in dem der Code aktiviert wird, gehört dieses Konto diesem einen Mitarbeiter. Zugriff hat dieser dann quasi von überall – egal ob von einem Laptop per Webbrowser oder per iOS oder Android App von einem Tablet oder Smartphone.

 

Sicherheit wird hier großgeschrieben. Jeder Mitarbeiter erhält von uns ein erstes, eigenes Aktivierungspasswort. Für die weitere Nutzung legt ein Passwort für den Zugang zu seinem Konto an und ein zweites Passwort – hier Schlüsselpasswort genannt – dient dann als Zugang zu seinen verschlüsselten Dokumenten.

 

Der Upload der persönlichen Unterlagen erfolgt dann nur noch über die jeweilige Personalnummer. Im Laufe des Jahres, bzw. zum Jahresende, kommen dann noch die Jahresmeldungen hinzu. Für jeden Formulartyp gibt es natürlich ein eigenes Verzeichnis, in dem die Unterlagen nochmals nach Jahren sortiert abgelegt werden.

 

Gut zu Wissen - Reguläre Post

Einige Ihrer Mitarbeiter gehören noch zur „Papiergeneration“? Auch das ist für unsere Software kein Problem. Während des Uploads in den digitalen Postkasten sortiert das Programm alle Gehaltsabrechnungen aus, für die es keine Zuordnung findet. Diese Dateien werden Ihnen in einer PDF-Datei wieder für den Druck zur Verfügung gestellt bzw. wenn gewünscht direkt von uns gedruckt, kuvertiert und versendet dank unseres Druckservice.